نوع مقاله : مقاله علمی پژوهشی
نویسندگان
1 استاد دانشکده حقوق و علوم سیاسی دانشگاه علامه طباطبایی، تهران، ایران
2 پژوهشگر حقوق ثبت، تهران، ایران
چکیده
کلیدواژه‌ها
موضوعات
عنوان مقاله [English]
نویسندگان [English]
Today, registration and identity creation of legal entities, whether commercial companies or non-commercial institutes, is an important issue that can play a vital role in establishing ownership, reducing disagreements and legal disputes, securing investments, and so on. This important function in the Iranian administrative system is the responsibility of the Department of Registration of Companies and Non-Commercial Institutions as a section of the State Organization for Registration of Deeds & Real Estates. Although other state departments may also play a role in the registration of legal entities and issue licenses or independently register certain legal entities, ultimately, however, this important task is primarily the responsibility of the aforementioned department, and it seems that consolidation and concentration of the registration of legal entities in the State Organization for Registration of Deeds & Real Estates is one of the necessities of this field. Using library and internet sources in a descriptive approach, this article seeks to examine the position and role of the Department for Registration of Companies and Non-Commercial Institutes in creating specific identities for legal entities, and review its structure so as to facilitate the work of future researchers.
کلیدواژه‌ها [English]
اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری یکی از ادارات زیر مجموعه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌باشد که وظیفه ثبت و هویت بخشی به اشخاص حقوقی را برعهده دارد. این اداره کل، ثبت کننده شرکتهای خصوصی، دولتی و مادر تخصصی، بازار سرمایه بورس و فرابورس و نهادهای مالی، تعاونی‌ها و حوزه پولی و بانکی، ثبت انواع نمایندگی و شعب شرکتهای خارجی، موسسات و تشکلهای حزبی و سیاسی، تشکلهای آموزشی و دانشگاهی، اصناف، خیریه‌ها و ... می‌باشد. همچنین یکی از محورهای اصلی اجرای سیاستهای کلی اصل 44 و سازمان خصوصی سازی نیز می‌باشد. اگرچه فرایند ثبت تاسیس و تغییرات شرکتها قبلاً به صورت دستی و سنتی انجام می‌گرفت اما امروزه با راه اندازی سامانه جامع ثبت شرکتها کلیه خدمات ثبتی در این اداره به صورت الکترونیکی صورت می‌پذیرد. از طرفی دیگر با ایجاد ارتباط برخط با سایر نهادها و سازمانهای مرتبط همچون سازمان امور مالیاتی و اداره پست و ... تلاش شده تا علاوه بر تسریع در خدمت رسانی و تحقق دولت الکترونیک موجبات سهولت راه اندازی کسب و کار و رضایت متقاضیان را فراهم نماید. اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری نقش مهمی در هویت بخشی به نهادهای اقتصادی و ایجاد امنیت اقتصادی و جذب و پایدار ساختن سرمایه‌های سرگردان در جامعه را برعهده داشته و ارائه خدمات متفاوت توسط این مرجع، آن را در زمره مهمترین نهادهای صدور مجوزهای کسب و کار قرار داده است. اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری مرجع رسمی ثبت اشخاص حقوقی است و به عنوان اولین واسطه بین قانون‌گذار و کارآفرینان بالقوه، کلید ورود به اقتصاد رسمی را در دست دارد و ضمن دادن هویت رسمی و قانونی به امور تجاری، شرکتها را قادر می‌سازد به‌طور کامل در چهارچوب قانون به فعالیت بپردازند. از طرفی اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری در جهت ارتقاء بهبود فضای کسب و کار و همچنین مبارزه با فساد و پولشویی و در رصد اشخاص حقوقی و حقیقی بدهکاران مالیاتی نقش اساسی ایفاء می‌نماید. می‌توان گفت علاوه بر وظایف ذاتی مذکور، با ثبت رسمی انواع شرکتها و موسسات غیرتجاری داخلی و خارجی، کمک قابل توجهی به جلوگیری از افزایش پرونده‌های مراجع قضایی می‌کند.
این پژوهش در پی یافتن پاسخ این سؤالات مهم است که اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری (با تاکید بر جایگاه اداره کل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری) در ثبت و هویت بخشی اشخاص حقوقی چه جایگاهی دارد؟ و براساس کدام مستندات قانونی عمل می‌کند؟ و روند کار در ادارات مذکور چگونه می‌باشد؟ بر همین اساس به نظر می‌رسد که اداره کل مذکور مرجع اصلی هویت بخشی به اشخاص حقوقی است که در ارتباط و تعامل با سایر نهادها و دستگاهها به این مهم اقدام می‌نماید. هر چند پژوهش مستقلی در این زمینه تاکنون انجام نشده است اما صرفاً در کتب و مقالات اندکی اشاراتی به این نقش و جایگاه شده است که مقاله حاضر با توجه به ضرورت پرداختن به این موضوع جهت احصا تکالیف قانونی و همچنین آشنایی پژوهشگران و دانشجویان و ارکان شرکتها و اشخاص حقوقی با نحوه اقدام در این زمینه، تلاش دارد اهم وظایف و تکالیف و مدارک و مستندات لازم و فرایند انجام کار را از نظر بگذراند.
اهمیت مقوله ثبت، چگونگی و پیامدهای آن امروزه بر کسی پوشیده نیست. تقریباً ثبت را می‌توان معادل «هویت داشتن» یا نوعی «اطمینان خاطر» تلقی نمود همچنان که در فرهنگ دهخدا ثبت به معنی «مورد اعتماد» و مترادف با واژگانی همچون «استواری» و «پایداری» ذکر شده است. بر همین مبنا می‌توان گفت ثبت «تثبیت» را در پی دارد که فرهنگ مذکور آن را به معنی «پابرجا کردن» و «استوار داشتن» و معادل «تحکیم» می‌داند. در ترمینولوژی حقوق هم ثبت به معنی «نوشتن قرارداد یا یک عمل حقوقی یا احوال شخصیه یا یک حق یا هر چیز دیگر در دفاتر محصوص که قانون معین می‌کند» (جعفری لنگرودی: 1398: 191) تعریف شده است. آنچه قابل ذکر است پیامدهای مهم و البته مثبتی است که فرایند ثبت به ویژه آنچه مورد بحث پژوهش حاضر یعنی ثبت اسناد و مشخصاً ثبت اشخاص حقوقی در پی دارد. به طوری که ایجاد اعتماد و اطمینان و برقراری امنیت و اعتبار حقوقی معاملات در حوزه بسیاری از دارایی‌های سرمایه‌ای و برقراری نظم حقوقی اسناد مبتنی بر پایه سیستم ثبتی می‌باشد (طباطبایی حصاری: 1396: 17). از طرفی پیشگیری از تعارضات و دعاوی نیز به عنوان یک کارکرد نهادهای ثبتی مطرح است (Palmer, 1998: 91) تا آنجایی که به مقوله ثبت مربوط می‌شود این عمل باعث هویت بخشی و ایجاد اطمینان خاطر میگردد که خود ابزار و دلیلی پراهمیت در تثبیت مالکیت به ویژه از نظر مراجع قضایی و البته کاهش اختلافات است.
افزون بر واژه ثبت ارائه مفهومی از «شخص حقوقی» هم می‌تواند به درک هرچه بهتر آنچه در این پژوهش می‌آید کمک نماید. شخص حقوقی گروهی از افراد انسان یا منفعتی از منافع عمومی است که قوانین موضوعه آن را در حکم شخص طبیعی و موضوع حقوق و تکالیف قرار داده باشد (جعفری لنگرودی: 1398: 392). یکی از پژوهشگران و اساتید این حوزه ضمن اشاره به این‌که مبحث شرکتهای تجاری و قواعد حقوقی حاکم بر روابط درونی و بیرونی و نیز ویژگیهای آنها بدون تجزیه و تحلیل مفهوم شخصیت حقوقی، بحثی نارسا به نظر می‌رسد؛ شخصیت حقوقی را به صورت زیر تعریف می‌کند: «شخصیت حقوقی عبارت از مجموعه اموال یا اشخاص است که برای تحقق هدفی معین و مطابق ضوابط با تشریفات خاصی شکل یافته و صلاحیت دارا شدن حقوق و تکالیف مستقل را دارد» (پاسبان، 1389: 9-13). آنچه مهم است شخصیت حقوقی شخصیتی مستقل و جداگانه می‌باشد که چنین اشخاصی هم می‌توانند دارای حقوق و تکالیف متعددی باشند البته با استثنای حقوق و تکالیفی که خاص انسان باشد.
در این رابطه دیدگاهها و نظرات متعددی ابراز شده است و هرکدام از جنبه‌ای به شخصیت حقوقی و چگونگی آن، ارتباط آن با اشخاص حقوقی، نحوه ایجاد آن و ... پرداخته‌اند در همین راستا عده‌ای معتقدند اشخاص حقوقی واقعیت خارجی ندارند و جدا از اعضای آنها نیستند و وجودی مجازی‌اند (Stokes, 1986: 162) اما گروهی هم بر این نظرند که اشخاص حقوقی واقعی هستند نه این‌که قانون‌گذار آنها را فرض و ایجاد نموده باشد (Chandler, 1997: 329) برخی هم آن را با مفاهیم فقهی همچون «اهلیت تملک» و «ذمه» مرتبط می‌دانند (فخلعی و همکاران، 1393: 7) اما این پژوهش قصد پرداختن و تشریح مبانی و مفاهیم شخصیت حقوقی را ندارد و آنچه لازم است ذکر این نکته مهم است که اشخاص حقوقی مورد بحث در این مقاله که قابلیت ثبت در اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری را دارند شامل اشخاص حقوقی موضوع حقوق خصوصی و مشخصاً شرکتهای تجاری و موسسات می‌باشند. بر همین مبنا شرکت تجاری از مصادیق شخصیت حقوقی به شمار می‌روند و دارای پیوندی لازم و نزدیک با هم هستند و بسیاری از ویژگیهای شرکتهای تجاری با تبیین جایگاه و اوصاف شخصیت حقوقی شناخته می‌شوند (پاسبان، 1389: 9). همچنین یادآوری این نکته مهم است که نباید این‌گونه تصور شود چون این اشخاص در حوزه حقوق خصوصی هستند بنابراین از کنترل‌های حاکمیتی به دور هستند چرا که همان‌گونه که دکتر محمود عرفانی از اساتید حقوق تجارت یادآور می‌گردند؛ اهمیت اقتصادی این اشخاص حقوقی و به ویژه شرکتها باعث شده است که دولتها با وضع مقررات آمره آنها را تحت کنترل و ارشاد خود قرار دهند (عرفانی، 1391: 4). در نهایت نباید فراموش کرد که هویت بخشی با مقوله اهلیت اشخاص حقوقی تفاوت دارد و همان‌گونه که یکی از پژوهشگران یادآور میگردد، ثبت شخصیت حقوقی به منزله اعطای هویت (نه اهلیت) جهت انجام فعالیت قانونی و یا حقوقی می‌باشد (حسن زاده، 1399: 463). لذا اینجا بحث شرکتهای صوری و کاغذی هم قابل طرح است و این‌که اداره ثبت شرکتها در ارتباط با شرکتهای مذکور چه وظایف و تکالیفی برعهده دارد؟ برای پاسخ به این سؤال باید گفت همان‌گونه که اشاره شد بحث هویت با اهلیت دو مقوله جداگانه است که اداره ثبت شرکتها نه به اهلیت بخشی بلکه به اعطای هویت می‌پردازد و نسبت به پاسخگویی به درخواست‌های تاسیس و تغییرات اقدام می‌نماید لذا بعد از بررسی مستندات ابرازی و اخذ مجوزهای لازم حسب مورد، اقدام به صدور آگهی می‌نماید و در ارتباط و برخورد با مستندات جعلی و خلاف واقع معمولاً متقاضی را به سایر مراجع از جمله مراجع قضایی ارجاع می‌دهد.
در همین راستا مشخص میگردد که اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری به نوعی یک مرجع اعلامی بوده که تصمیمات ارکان شرکتها و اشخاص حقوقی را جهت اعلان رسمی به روزنامه رسمی اعلام می‌دارد اما نباید ادارات مذکور را صرفاً یک مرجع اعلامی پنداشت و نظر به تکالیف قانونی و به ویژه ضرورت‌های ایجاد شده در سالهای اخیر در ممیزی‌ها و رسیدگی‌ها تکالیفی جهت جلوگیری از ثبت شرکتهای صوری و کاغذی، شرکتها و موسسات نیازمند مجوز فعالیت از نهادهای مربوطه، محدودیتهایی در حوزه مسائل مالیاتی، دوشغله بودن و ... در نظر گرفته شده است که اهمیت کار در حوزه ثبت شرکتها را دوچندان کرده است.
تاریخچه ثبت بسیار طولانی است و به راحتی نمی‌توان منشا دقیقی برای آن ذکر کرد چه بسا از زمانی که مالکیت برای بشر مفهوم پیدا کرده است ثبت نیز در زندگی انسان اهمیت یافته است. هر چند در تاریخ ایران نیز وجود کتیبه‌ها و سنگ نوشته‌های متعدد از قدیم الایام نشان از اهمیت ثبت دارد و در دوره اسلامی نیز براهمیت آن افزوده شده و در مواردی مثل ثبت ازدواج کاربرد داشته که بیشتر توسط روحانیون صورت می‌گرفته است. اما تاریخچه ثبت در معنای جدید و مدرن آن به دوره قاجار برمی گردد و ظاهرا در سفرهایی که ناصرالدین شاه قاجار به اروپا داشته است با آن آشنا شده است. ناظم الاسلام کرمانی در کتاب تاریخ بیداری ایرانیان می نویسد: حاج میرزا حسین خان سپهسالار کتابچه مواد قانونی را تنظیم کرد تا ترتیب صحیحی برای مکتوبات شرعی، عرفی و تجاری استقرار یابد. وی کتابچه مذکور را به ناصرالدین شاه قاجار تسلیم کرد و شاه بر روی آن دستور صادر نمود، مبنی بر آنکه اداره ای به عنوان مرجع ثبت نوشتجات تشکیل گردد، تا معاهدات را موافق دول متمدنه تمبر بزنند و در دفاتر متعدد ثبت و ضبط نمایند. اما تحول جدی در این حوزه را در دوران مشروطیت شاهد هستیم. «آن لمبتون» در کتاب «مالک و زارع در ایران» به این تحول به روشنی و البته به درستی اشاره نموده و یکی از اقدامات مجلس نوتاسیس شورای ملی را تعیین کمیسیونی به منظور تثبیت مالکیت‌ها و پاسداری از دارایی‌های مردم از تعرض و تجاوز می‌داند (آن لمبتون، 1394). که به نظر می‌رسد این کمیسیون‌ها مقدمات تدوین تشکیلات ثبت اسناد و املاک و قوانین ثبتی کنونی را فراهم آورد. سرانجام در اردیبهشت ماه 1290 هجری شمسی و در مجلس شورای ملی قانون ثبت اسناد و املاک در 139 ماده تصویب شد (آقاصفری، 1400: 103) در ادامه بعد از تصویب قانونی دیگر و همچنین متمم آن در نهایت قانون معروف به قانون ثبت اجباری یا عمومی در تاریخ 26/12/1310 تصویب گردید. که این قانون تاکنون ضمن اعمال پاره ای تغییرات و اصلاحات در آن کماکان معتبر می‌باشد.
نهاد و مرجع متکفل ثبت در حقوق ایران سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است که با تسهیل و افزایش امکان دسترسی به اطلاعات شفاف دارای نقش پیشگیری از تعارضات بوده و در موارد ناکام ماندن از این هدف با ارائه ابزارهای کارآمد به ارائه راه حل تعارضات می‌پردازد و نوعی نقش حمایتی را از دارنده حق ثبت شده و صاحب سند رسمی اعمال می‌کند (طباطبایی حصاری، 1396: 9). ثبت در حوزه املاک، اسناد، مالکیت معنوی، ثبت شرکتها و همچنین نظارت بر دفترخانه‌های اسناد رسمی و ازدواج و طلاق با سازمان مذکور می‌باشد که اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری به عنوان یکی از اداره کل‌های تابعه سازمان می‌باشد.
اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری از ابتدای آغاز به فعالیت به عنوان یک دایره تابعه ثبت تاکنون از نظر ساختاری دگرگونی‌هایی داشته است، در متون اولیه قوانین مرتبط، متولی اصلی ثبت شرکتها، دایره ثبت شرکتها پیش بینی شده بود. برابر ماده (1) نظامنامه اجرایی قانون ثبت شرکتها مصوب 1310 «برای ثبت کلیه شرکتهای خارجی و همچنین ثبت شرکتهای ایرانی که باید در تهران ثبت شود دایره مخصوصی در اداره ثبت اسناد تهران به اسم دایره ثبت شرکتها تشکیل خواهد شد». همچنین ماده دو نظامنامه راجع به مواد 196 و 197 و 199 قانون تجارت مصوب 1311 اعلام می‌دارد: «شرکتهای تجاری باید در تهران در دایره ثبت شرکتها و در خارج تهران در اداره ثبت اسناد مرکز اصلی شرکت به ثبت برسند». برابر تبصره ذیل این ماده «در نقاطی که اداره یا دایره یا شعبه ثبت اسناد نباشد ثبت در دفتر اسناد رسمی و اگر دفتر اسناد رسمی هم نباشد ثبت در دفتر محکمه ابتدائی یا صلحیه با رعایت ترتیب کافی خواهد بود لیکن شرکت باید در ظرف سه ماه از تاریخ تاسیس اداره یا دائره یا شعبه ثبت اسناد در آن محل خود را در دفتر ثبت اسناد به ثبت برساند». همان گونه در این ماده تصریح شده است شرکتها حتی در صورت ثبت در دفاتر اسناد رسمی یا محکمه لازم است بعد از تاسیس اداره ثبت در آن محل نسبت به ثبت در اداره مذکور اقدام نمایند. که این امر نشان دهنده اهمیت جایگاه مرجع رسمی ثبت شرکتها و تفکیک وظایف و صلاحیت‌های چنین مرجعی است.
مطابق ماده (1) تصویب‌نامه راجع به وظایف اداره ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی و تشکیلات آن، مصوب 1327 وزارت دادگستری «برای ثبت شرکتهای تجارتی و علایم و اختراعات در تهران اداره‌ای به نام اداره ثبت شرکتها و علایم تجارتی و اختراعات که جزء تشکیلات اداره کل ثبت است تشکیل می‌شود» (فرحناکیان، 1392: 213). در سال 1340 و به موجب ماده (1) طرح اصلاحی آیین‌نامه ثبت شرکتها، اداره فوق به اسم اداره ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی تغییر یافت سپس در سال 1352به اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی و در سال 1386 و به موجب اصلاحیه مورخ 24/02/1386 طرح اصلاحی آیین‌نامه ثبت شرکتها مورخ 1340 مصوب قوه قضاییه با ایجاد دو اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری و اداره کل مالکیت صنعتی و تفکیک وظایف و صلاحیت‌های آنها، ثبت اشخاص حقوقی به اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری محول گردید. لذا ثبت تاسیس و تغییرات کلیه اشخاص حقوقی موضوع حقوق خصوصی (غیردولتی) اعم از شرکتهای تجاری و موسسات غیرتجاری در ادارات ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری صورت می‌گیرد و ثبت اشخاص حقوقی موضوع حقوق عمومی (دولتی) کماکان به موجب قانون به عمل می‌آید هرچند امورات ثبتی آنها نیز امروزه به ادارات ثبت شرکتها اعلام می‌شود و از این طریق در روزنامه رسمی منتشر میگردد.
علاوه بر ایجاد اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری که ثبت تاسیس و تغییرات کلیه شرکتها و موسسات غیرتجاری در شهر تهران را برعهده دارد، در ساختار جدید در تمامی استانها اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری ایجاد شده است که در مرکز استان مستقر و نسبت به ثبت شرکتها در حوزه استان اقدام می‌نمایند (حسن زاده، 1395: 9). از نظر ساختاری اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری درحال حاضر یکی از ادارات زیر مجموعه معاونت اموراسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌باشد که در تشکیلات و چارت سازمانی از شش اداره تحت عنوان «اداره نظارت بر امور ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری استانها»، «اداره ثبت شرکتهای دولتی»، «اداره ثبت شرکتهای سهامی»، «اداره ثبت شرکتهای غیرسهامی»، «اداره ثبت موسسات غیرتجاری، شعبه و نمایندگی شرکتهای خارجی» و «اداره تعیین نام شرکتها و موسسات غیرتجاری و ثبت تجارتی» می‌باشد. همچنین در استانها نیز اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری به عنوان زیر مجموعه اداره کل ثبت اسناد و املاک استانها عمل می‌نماید. اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری از طریق اداره نظارت بر امور ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری استانها نسبت به نظارت بر ادارات استانی اقدام و از این طریق نسبت به ایجاد هماهنگی و وحدت رویه اقدام می‌نماید.
در یک نگاه کلی روند تحول اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری از ابتدا تاکنون به صورت زیر می‌باشد.
اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری به عنوان یک نهاد حاکمیتی وظایف خود را براساس قوانین و مقررات موضوعه و سایر اسناد بالادستی انجام می‌دهد. در ارتباط با مستندات قانونی و مقررات وضع شده در حوزه ثبت اشخاص حقوقی نگارنده به جد معتقد است که در این زمینه با نوعی «تورم قوانین» مواجه می‌باشیم که بر این مسئله باید مواردی همچون قدیمی بودن قوانین و به روز نبودن و ... را نیز باید افزود تا چالشهای این موضوع بیش از پیش نمایان گردد. همان‌گونه که یکی از پژوهشگران اشاره دارد که: در یک بررسی میدانی مشخص گردید بیش از 599 قانون و مقررات مرتبط با ثبت انواع شخصیتهای حقوقی و موضوعات فعالیت وجود دارد که در برخی موارد وظایف و صلاحیت اصلی دستگاههای نظارتی نیز به حوزه ثبتی تسرّی پیدا نموده است (حسن زاده، 1399: 442). از طرفی دیگر در ارتباط با مباحث ثبت شرکتها با فقدان یک رویه قضایی قابل اتکا و یک بایگانی دسته‌بندی شده از آرا مربوطه مواجه هستیم که داده‌های مرجع ثبت شرکتها و رویه موجود در این مرجع می‌تواند مورد توجه قرار گیرد (پاسبان، 1389: 2). در واقع در خلا رویه قابل اتکا و همچنین بسیاری از مشکلات موجود در مراجع حقوقی مرتبط رویکرد اداره ثبت شرکتها و نحوه مواجهه و ثبت شرکتها و موسسات در این اداره می‌تواند پاسخگوی بعضی از نواقص و ابهامات موجود باشد. با این وجود مهمترین قوانینی که اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری با آنها سروکار دارد را می‌توان در زیر مشاهده نمود:
قوانین و مقررات فوق از قدیم تاکنون مهمترین قوانین مرتبط با حوزه ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری بوده‌اند که به مرور زمان اصلاح و تغییراتی در آنها ایجاد شده است. که البته امروزه مقررات متعددی وجود دارند که براساس آنها تکالیف و وظایفی برای ثبت شرکتها در نظر گرفته شده است در واقع می‌توان گفت اگر قبلاً قوانین حوزه حقوق تجارت بیشترین تکالیف را برای ادارات ثبت شرکتها در برداشتد امروزه قوانین دیگری بر این تکالیف افزوده‌اند و باعث گستردگی و بعضاً پراکندگی و نوعی هرج و مرج و حتی «آنارشیسم قانونی» شده اند. علاوه بر مقررات حوزه حقوق تجارت قانون مالیاتهای مستقیم و مباحث مرتبط با بدهکاران مالیاتی در کارکرد ادارت مذکور جایگاهی مهم دارد. مقررات مرتبط با دوشغله بودن افراد، محدودیتهای قانونی و قضایی، مباحث مرتبط با توقف و ورشکستگی اشخاص حقوقی و به ویژه قوانین و مقررات و تکالیف مرتبط با مباحث الکترونیکی شدن و دولت الکترونیک در سازمان ثبت اسناد و املاک و به ویژه ثبت شرکتها امروزه بسیار مهم تلقی می‌شوند که علاوه بر موارد فوق می‌توان تکالیفی را که در قوانین بودجه هرساله و یا تکالیف مقرر در برنامه توسعه یا تکالیفی که برابر دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و حتی دستورات موردی مقامات و مراجع ذیربط به ویژه مقامات قضایی و دادگاهها را نیز برشمرد.
ثبت کلیه شرکتهای تجاری، موسسات، شعبه و نمایندگی شرکتهای خارجی در ایران توسط اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری انجام می‌گیرد. هر چند مراجع دیگری می‌توانند نسبت به ثبت اشخاص حقوقی اقدام نمایند. مطابق ماده یک آیین‌نامه پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی مصوب هیأت وزیران سال 1393 و به استناد تبصره 2 بند ب ماده 12 قانون ارتقای سلامت نظام اداری و مقابله با فساد سازمان ثبت کننده، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و هر دستگاه یا مرجع دیگری{است} که به موجب قانون مجاز به ثبت اشخاص حقوقی می‌باشد (حسن زاده، 1395: 14). هر چند به نظر می‌رسد ثبت اشخاص حقوقی توسط مراجع دیگر باعث موازی کاری شده و بهتر است نظام و فرآیند ثبت به صورت متمرکز باشد تا تعدد مراجع ثبتی باعث ابهام و سرگردانی فعالان و متقاضیان نگردد.
امروزه در بیشتر کشورها انجام فعالیتهای تجاری در معاملات با حجم بالا بدون ثبت نام تجاری و یا شرکت تجاری ممکن نیست و نظام حقوقی اغلب کشورها ثبت شرکت در سیستم ثبتی تعریف شده را پیش شرط فعالیت تجاری دانسته‌اند (طباطبایی حصاری، 1396: 85). لذا ثبت از شرایط ایجاد شرکت تجارتی است و این مقوله در راستای حفظ مصالح عمومی و منافع شرکا مناسبتر است (کاویانی، 1392: 97) در واقع همین امر مهم باعث ایجاد اعتماد و اطمینان شده و به قول یکی از پژوهشگران «محیط شفاف اطلاعاتی را بـرای سرمایه گذاران ایجاد کرده است» (طوسی، 1393: 180). بر همین مبنا و در راستای هویت بخشی و تثبیت شخصیت حقوقی اشخاص حقوقی اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری به موجب قانون و به عنوان یک نهاد حاکمیتی و برابر مقررات قانون تجارت و سایر قوانین و مقررات مربوطه اقدام به ثبت تاسیس و تغییرات آنها می‌نماید و لازم است کلیه شرکتها با مقررات قانونی مطابقت داده شوند. برابر ماده 47 قانون ثبت اسناد و املاک «در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند ثبت اسناد ذیل اجباری است: 1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیرمنقوله که در دفتر املاک ثبت نشده 2- صلحنامه و هبه‌نامه و شرکت نامه». در غیر این‌صورت برابر ماده 48 همین قانون «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد».
ماده 2 قانون راجع به ثبت شرکتها مصوب 1310 اشعار می‌دارد: کلیه شرکتهای ایرانی مذکور در قانون تجارت (سهامی، ضمانتی مختلط، تعاونی) که در تاریخ اجرا این قانون موجود و مطابق مقررات قانون تجارت راجع به ثبت و تطبیق تشکیلات خود با قانون مزبور عمل نکرده‌اند باید تا آخر شهریور ماه 1310 تشکیلات خود را با مقررات قانون تجارت تطبیق نموده و مطابق قانون مزبور تقاضای ثبت کنند و الا به تقاضای مدعی العموم بدایتِ محلی که ثبت باید در آن‌جا به عمل آید محکمه مدیران آنها را به یکصد الی هزار تومان جزای نقدی محکوم خواهد کرد و در صورت تقاضای مدعی‌العموم حکم انحلال شرکت متخلف نیز صادر خواهد شد. در صورتی که مدت فوق برای تطبیق تشکیلات با قانون تجارت و تقاضای ثبت کافی نباشد رئیس محکمه ابتدایی محل به تقاضای شرکت تا سه ماه مهلت اضافی خواهد داد. به موجب این قانون اول این‌که شرکتها باید ثبت گردند و فعالیت خود را برابر مقررات قانونی انجام دهند. دوم این‌که شرکتها باید خود تقاضای ثبت نمایند و سومین مطلب مهم در ارتباط با ماده قانونی فوق این است که عدم ثبت شرکت باعث مسئولیت شده و بر حسب تصمیم محکمه محکومیت به پرداخت جزای نقدی یا انحلال از نتایج عدم رعایت آن می‌باشد. الزام به ثبت فقط برای شرکتهای ایرانی نیست بلکه شرکتهای خارجی فعال در ایران نیز باید به ثبت شعبه یا نمایندگی خود اقدام نمایند. ماده 4 قانون راجع به ثبت شرکتها که ضمانت اجرای آن نیز در ماده 5 همان قانون پیش بینی شده است اشعار می‌دارد: «هر شرکت خارجی که در تاریخ اجرا این قانون در ایران به وسیله شعبه یا نماینده مشغول به امور تجارتی یا صنعتی یا مالی است باید در ظرف چهار ماه از تاریخ مزبور تقاضای ثبت نماید در صورتی که این مدت برای تهیه و تسلیم اوراق لازمه به اداره ثبت کافی نباشد رئیس محکمه ابتدایی تهران به تقاضای نماینده شرکت تا شش ماه مهلت اضافی خواهد داد». در نهایت این‌که برابر ماده 70 قانون ثبت اسناد و املاک «سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر این‌که مجعولیت آن سند ثابت شود». حال که اهمیت ثبت رسمی و قانونی اشخاص حقوقی مشخص گردید و صلاحیت ثبت شرکتها جهت انجام این مهم احراز گردید پرداختن به موارد دیگری همچون دامنه و گستره صلاحیت‌ها و چگونگی اعمال آنها بر مبنای قانون و همچنین نگاهی به رویه جاری مهم به نظر می‌رسد. برابر قانون تجارت شخص حقوقی از کلیه حقوق، اختیارات، تعهدات و تکالیف شخص حقیقی برخوردار است جز اموری که مربوط به طبیعت خاص انسان است مانند ازدواج یا رابطه پدر و فرزند، مادر و فرزند و نظایر آن. بنابراین حقوق و تکالیف شخص حقیقی که در قانون مدنی ساری است در چارچوب قانون به اشخاص حقوقی نیز قابل تسری است. چنانچه ماده 588 قانون تجارت صراحت دارد:
«شخص حقوقی می‌تواند دارای کلیه حقوق و تکالیفی شود که قانون برای افراد قایل است مگر حقوق و وظایفی که بالطبعه فقط انسان ممکن است دارای آن باشد مانند حقوق و وظایف ابوت و بنوت و امثال ذلک».
بنابراین چنانچه از ماده قانونی فوق مستفاد می‌شود اشخاص حقوقی می‌توانند در قالب شخصیت حقوقی از مالکیت، انتفاع، تابعیت، اقامتگاه، حساب بانکی، عقود و معاملات و نقل و انتقالات مربوط و سایر حقوق و تعهدات و تکالیف مصرح در قانون برخوردار باشند. ضمن این‌که شخصیت حقوقی به عنوان متهم قابل تعقیب نیست و مسئولان شرکت که مرتکب جرم می‌شوند قابل تعقیب و مجازات هستند (دمرچیلی و دیگران، 1397). امروزه نیز ایجاد شرکت ها، تجارتخانه ها، بانک ها، مدارس، وزارتخانه ها، بیمارستان‌ها و سازمانهای مختلف در عرصه‌های اجتماعی، اقتصادی، فرهنگی، سیاسی، فنی و مهندسی به شکل امروزی، اشخاص حقوقی را در جوامع متجلی ساخته است. پیدایش واژه شخصیت حقوقی و کاربرد آن در قوانین تجاری ایران برای اولین بار به قانون تجارت مصوب 1304 برمی گردد که با ذکر ماده واحده و تسری تکالیف و تعهدات شخص حقیقی به شخص حقوقی (بجز موارد طبیعی انسان)، در واقع شخص حقوقی را به رسمیت شناخت و با انعکاس و تکرار موضوع در ماده 588 قانون تجارت مصوب 1311 اشخاص حقوقی را در عرصه‌های مختلف تثبیت نمود.
به موجب ماده دو اصلاحیه طرح اصلاحی آیین‌نامه ثبت شرکتها مصوب 1386 اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری دارای وظایف زیر خواهد بود:
الف) ثبت شرکتهای تجارتی و موسسات غیرتجارتی ایرانی حوزه تهران و تغییرات بعدی آن.
ب) ثبت دفتر تجارتی و غیرتجارتی حوزه تهران.
ج) پلمب دفاتر تجارتی و غیرتجارتی حوزه تهران.
د) ثبت شعبه یا نمایندگی شرکتهای خارجی در ایران و تغییرات بعدی آن.
ه) ثبت موسسات خارجی در ایران.
و ) تعیین نام شرکتهای خارجی و موسسات غیرتجارتی در شرف ثبت سراسر کشور.
که البته اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری علاوه بر وظایف فوق امروزه وظایف مهم دیگری را عهده دار می‌باشد که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- تعیین نام شرکتها و موسسات ایرانی در شرف تاسیس و اشخاص حقوقی ثبت شده متقاضی تغییر نام
2- دریافت و پاسخگویی به استعلامات مراجع قضایی و انتظامی
3- دریافت و پاسخگویی به استعلامات دفاتر اسناد رسمی و سایر دستگاههایی که به موجب قانون و مقررات امکان پاسخگویی به آنها ایجاد شده است.
4- اعمال محدودیت‌ها در جهت جلوگیری از ثبت تاسیس و تغییرات اشخاصی که بدهکار مالیاتی هستند، در همین راستا با ایجاد پنجره واحد سازمان امور مالیاتی کشور و اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری و همچنین ارائه لیست شرکتهای غیرفعال و مسئله دار مالیاتی به ویژه در راستای اجرای تبصره‌های 3 و 4 ماده 186 قانون مالیاتهای مستقیم، از ارائه خدمات ثبتی به بسیاری از اشخاص حقوقی که مشکل مالیاتی دارند خودداری میگردد.
5- اعمال محدودیت‌ها در جهت جلوگیری از ثبت تاسیس و تغییرات اشخاصی که مشمول مقررات منع تصدی بیش از یک شغل می‌باشند
6- ایجاد ارتباطات برخط با نهادها و دستگاههایی که در قانون مشخص شده‌اند جهت تسهیل در اعطای مجوزها و ارائه خدمات الکترونیک به متقاضیان
7- اداره ثبت شرکتها علاوه بر موارد فوق حسب مورد وظایف دیگری را نیز عهده دار می‌باشد. مثلا در تصمیم گیری‌های بین دستگاهی همچون تهیه دستورالعمل ها، ارائه خدمات برخط و الکترونیک به مردم، خدمات در راستای راهنمایی ثبت تاسیس و تغییرات مثل خدمات میز خدمت و ... به ارائه خدمت می‌پردازد. از آنجایی که آگهی‌های صادره در اداره ثبت شرکتها با برخورداری از شرایط مقرر در ماده 1287 قانون مدنی به عنوان سند رسمی محسوب می‌گردند لذا از نظر استنادپذیری آگهی‌های مربوطه و همچنین هویت بخشی به اسناد عادی که به عنوان صورت‌جلسه به این اداره ارائه میگردد و تبدیل آن تحت عنوان آگهی‌های رسمی، این مرجع کارکرد بسیار مهم و قابل تاملی دارد که می‌تواند در کاهش اختلافات و دعاوی بسیار مورد توجه قرار گیرد.
از دیگر کارکردهای مهم ثبت شرکتها ارائه اطلاعات ثبت شده در ارتباط با اشخاص حقوقی اعم از شرکتها و موسسات می‌باشد و با ارائه دسترسی همگانی به اطلاعات ضروری، نیاز افرادی را که قصد معامله یا بستن قرارداد با شرکتی را دارند برآورده نموده البته این مهم از تکالیف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حوزه ثبت شرکتها می‌باشد. دسترسی به اطلاعات شرکتها در اداره ثبت شرکتها به اشخاص ثالث طرف قرارداد با شرکت این امکان را می‌دهد که با مراجعه به دفتر ثبت شرکتها در اداره ثبت محل اقامت شرکت یا به سامانه دیجیتالی از صحت، واقعیت، میزان دارایی و نام و حدود مسئولیت شرکا و سهامداران، اختیارات مدیران شرکت، موضوع و محدوده و نحوه فعالیت شرکت اطلاع رسمی به دست آورند یا از مفاد اساسنامه و شرکتنامه و مندرجات دفاتر ثبت شرکت سواد مصدق تحصیل نمایند (طباطبایی حصاری، 1396: 57). از طرفی این اداره با پاسخگویی به استعلام‌های متعددی از سوی مراجع قضایی و دفاتر اسناد رسمی هم کارکرد مهمی در صدور اسناد و احکام و آراء مرتبط دارد.
وظایف فوق را در استانها ادارات ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری بر عهده دارند که در مراکز استانها مستقر می‌باشند که البته برابر ماده ده اصلاحیه طرح اصلاحی آیین‌نامه ثبت شرکتها مصوب 1386بندهای «د»، «هـ» و «و» ذکر شده در ماده دو همین قانون مستثنی می‌باشند. از آنجایی که اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری امروزه نقش مهمی در بهبود فضای کسب و کار و ارائه خدمت در راستای راه اندازی کسب و کار و رونق اقتصادی دارد، در تلاش است تا با استفاده از ظرفیت‌های موجود بتواند به نحو احسن این مهم را انجام دهد که در همین راستا و علاوه بر موارد پیش گفته می‌توان به اقدامات زیر اشاره نمود:
10- توسعه کاداستر چند بعدی به عنوان زیر مجموعه سیستم فراگیر شرکتهای تجاری و فعالان اقتصادی
11- اصلاح قوانین و مقررات با تاکید بر پیشگیری از وقوع جرم و حمایت از حقوق اشخاص حقوقی
حال که جایگاه، صلاحیت‌ها و وظایف اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری تبیین گردید مسئله چرایی ثبت شرکت اهمیت یافته و به نظر می‌رسد باید ضرورت انجام این مهم نیز مشخص گردد. ثبت شرکت باعث رسمیت آن میگردد و در محاکم قابلیت استناد خواهد داشت. ثبت و اعمال سیستم ثبتی علاوه بر نظام‌مند کردن امور مربوط به اموال و اعمال حقوقی اشخاص در حوزه‌های مورد ثبت، در نهایت حمایت از منافع عمومی و خصوصی را به عنوان اهداف خود دنبال می‌کند که در حوزه ثبت شرکتها با اجباری کردن ثبت شرکتها و تحمیل قواعد شکلی ثبت به اشخاص حقوقی، ضمن حمایت از آنها موجب اعتبار بخشی و هویت سنجی چنین نهادهای حقوقی می‌شود و از طرف دیگر با ضابطه مندی حاصل از انتظام در قالب فرم‌های خاص، سبب جلب اعتماد عمومی به شخصیت حقوقی ایجاد شده در بطن جامعه میگردد. مبنای اعتبار بسیاری از اعمال و اقدامات شرکت ها، ثبت در اداره ثبت شرکتها می‌باشد و بیشتر از آن در نظام حقوقی و قضایی بسیاری از کشورها حتی وجود حقوقی و قانونی چنین اشخاصی مستلزم ثبت در اداره یا نهاد قانونی متولی ثبت و شناسایی شرکتها توسط مرجع و نهاد ثبتی است (طباطبایی حصاری، 1396: 91-86). نباید از اهمیت و جایگاه اشخاص حقوقی به ویژه شرکتهای تجاری در زندگی امروزه غافل شد و اثراتی را که در زندگی روزمره به ویژه از نظر اقتصادی دارند نادیده گرفت در همین راستا پژوهشگری به درستی شرکتها را «قدرتهای مدرن اجتماعی» می‌داند که باعث توسعه فناوری و رفاه اجتماعی شده اند (شریفی، 1396: 143) با این تفسیر پیداست که اهمیت ثبت آنها و ضرورت این مهم تا چه اندازه می‌باشد چرا که واقعیت انکارناپذیر زندگی امروزی ما هستند و جدا از این‌که قانون آنها را به عنوان شخص معرفی نموده، از نظر اقتصادی و حتی اجتماعی بر زندگی افراد نیز سیطره پیدا کرده اند.
علاوه بر واقعیت‌های روزمره که ثبت اشخاص حقوقی را ضروری می‌نماید قوانین و مقررات نیز علاوه بر اهمیت ثبت آنها چگونگی این مهم را هم ذکر کرده اند. ماده 48 قانون ثبت اسناد و املاک «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد». مرجع رسیدگی به اختلافات نیز مرجع قضایی محل ثبت شرکت می‌باشد. از طرفی اشخاص حقوقی طبیعتاً وظایفی را عهده دار می‌شوند و برای انجام اموراتی که در موضوع آنها پیش بینی می‌شود ایجاد می‌شوند و لازم است برای تحقق این مهم اقداماتی را نیز انجام دهند و قراردادهایی را منعقد نمایند که برهمین اساس برای این‌که بتوانند طرف قراردادی باشند قانون‌گذار به آنها شخصیتی را اعطا می‌نماید (Rattigan, 1884: 181) در واقع انجام اقداماتی از قبیل عقد قرارداد و ... منوط به داشتن شخصیت مستقل می‌باشد که این شخصیت برای اشخاص حقوقی از طریق ثبت در ادارات ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری ایجاد میگردد.
همچنین برابر ماده 6 آیین‌نامه اجرایی پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی مصوب 1393 هیأت وزیران «اشخاص حقوقی موظفند پس از اعلام هیات، در هر گونه اسناد، اوراق، کارت، مجوز یا گواهی فعالیت سربرگ، اوارق مالی و نظایر آن نسبت به درج شناسه ملی و کدپستی دفتر مرکزی خود اقدام نمایند. همچنین در روابط تجاری با سایر اشخاص حقوقی نسبت به درج شناسه ملی و کدپستی دفتر مرکزی طرف مقابل اقدام کنند. تبصره- ارائه هرگونه مجوز، تسهیلات امکانات عقد قراداد و قبول شرکت در مناقصه و مزایده برای اشخاص حقوقی فاقد شناسه ملی، ممنوع است». که اخذ شناسه ملی برای اشخاص حقوقی به ویژه شرکتهای تجاری و موسسات غیرتجاری از طریق ثبت در اداره ثبت شرکتها می‌باشد. همچنین دفتر مرکزی این اشخاص، آخرین آدرس ثبت شده آنها نزد ثبت شرکتها می‌باشد که معمولاً مراجع ارائه دهنده تسهیلات از طریق استعلام از اداره ثبت شرکتها یا از طریق سامانه ثبت یا سایر راههای پیش بینی شده مثل سایت روزنامه رسمی کشور از آن مطلع می‌شوند.
به صورت کلی ثبت رسمی یک شرکت می‌تواند مزایای زیر را به دنبال داشته باشد:
امروزه اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری تلاش و تاکید دارد که ارائه خدمت به متقاضیان را به نحوی تسهیل نماید که هم از نظر زمان و هزینه و هم از نظر دقت انجام کار بتواند پاسخگوی درخواستها باشد لذا دو اصل مهم «سرعت» و «دقت» را در دستور کار قرار داده تا بتواند به هدف مهم «رضایت» متقاضی دست یابد. برای این مهم الکترونیکی کردن ارائه خدمات ثبت شرکتها در اجرای تکالیف قانونی در بند سوم قسمت (و) ماده 46و 48 قانون برنامه پنجم توسعه مبنی بر ارائه خدمات الکترونیکی و ایجاد بانک اطلاعاتی و ماده 12 قانون ارتقاء سلامت اداری و مبارزه با فساد و مواد 36 و37 قانون مدیریت خدمات کشوری مبنی بر ارائه خدمات الکترونیکی به شهروندان، بند (ب) ماده 90 قانون برنامه پنجم مبنی بر تبادل اطلاعات الکترونیکی بین بانک مرکزی و سازمان ثبت، مواد 70 قانون برنامه پنجم توسعه و قانون بهبود فضای کسب و کار در جهت ارتقاء شاخص شروع کسب و کار، ماده 211 قانون برنامه پنجم توسعه مبنی بر رقومی نمودن اطلاعات و ثبت الکترونیکی همچنین آیین‌نامه توسعه خدمات الکترونیکی دستگاههای اجرایی و تصویب‌نامه شورای عالی اداری با هدف افزایش بهره وری و کارآمدی، سرعت، دقت، کیفیت، سلامت و صحت امور و تامین رضایت و کرامت مردم، خدمات ثبتی حوزه ثبت اشخاص حقوقی (شرکتهای تجاری و موسسات غیر تجاری) به‌صورت الکترونیکی و با رویکرد حذف مراجعات حضوری در تمامی مراکز استانها به‌صورت الکترونیکی، مدیریت و کارشناسی میگردد، لذا در شیوه جدید الکترونیکی بر طبق دستور العمل ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک، کلیه فرایندهای ثبت شرکتها در تهران در اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری و در شهرستان‌ها به‌صورت الکترونیکی در مرکز هر استان مدیریت و کارشناسی و خروجی از واحد ثبتی شهرستان متبوعه امکان پیگیری وجود دارد.
برابر ماده یک دستورالعمل چگونگی ثبت الکترونیکی شرکتها و موسسات غیرتجاری «کلیه تقاضاهای مربوط به ثبت تاسیس و تغییرات شرکتها و موسسات غیرتجاری از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری به آدرس irsherkat.ssaa.ir پذیرفته می‌شود. متقاضیان ثبت تاسیس و تغییرات شرکتها و موسسات غیرتجاری باید اطلاعات مورد نیاز را بر اساس فرم‌های موجود در سامانه جامع ثبت شرکتها وارد نموده و پس از پذیرش نهایی درخواست، از طریق سامانه نسبت به دریافت کد پیگیری یکتای پرونده تشکیل شده در سیستم اقدام نمایند». بعد از راه اندازی این سامانه کلیه فرایند ثبت شرکتها از قبیل تاسیس شرکت، انجام تغییرات بعدی و ... از طریق آن انجام می‌گیرد. با راه اندازی این سامانه گام موثری در ارائه خدمات ثبتی به مردم در حوزه ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری، یکپارچه سازی فرایندهای اصلی، حذف فرایندهای غیر ضروری و ایجاد یکپارچگی در نظام ممیزی و صدور آگهی‌ها و متعاقب آن با اتصال و مبادله اطلاعات بین سامانه جامع ثبت شرکتها با روزنامه رسمی، سازمان امورمالیاتی، وزارت اطلاعات و سازمان ثبت احوال و ... ضمن کاهش تردد شهری گام دیگری در ارتقاء سلامت اداری برداشته شده است.
هرچند ایجاد این سامانه از تکالیف سازمان ثبت اسناد و املاک بوده و اجرایی شدن آن در راستای ایجاد دولت الکترونیک و کاهش هزینه‌ها و زمان و ارائه خدمات بهتر بوده اما کماکان نیازمند توسعه بیشتر و به ویژه ایجاد بانک جامع اطلاعاتی در حوزه اشخاص حقوقی می‌باشد، با این وجود شفاف‌سازی و سرعت بخشی در امور تاسیس و تغییرات اشخاص حقوقی از جمله شرکتها و موسسات غیر تجاری و حذف اوراق فیزیکی، صحت سنجی اطلاعات از جمله شناسه ملی اشخاص حقوقی، کد ملی، مدیران و بازرسان، کد پستی و تسریع در تعیین نام، صدور کارت بازرگانی، خدمات پلمپ دفاتر تجاری، شناسایی بدهکاران مالیاتی و ارتباط با محاکم قضایی در مراحل رسیدگی به اختلافات مرتبط با اموال و دارایی شرکتها بخشی از مزایای اجرایی شدن این سامانه است (طباطبایی حصاری، 1396: 69) که البته توسعه روزافزون آن و بهبود هرچه بیشتر فرایندهای الکترونیکی و ارائه خدمات به صورت الکترونیکی تا رسیدن به نقطه مطلوب از اولویت‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌باشد. به طور کلی سامانه مذکور دارای کارکردهایی به شرح زیر می‌باشد:
1-ثبت اینترنتی درخواست تاسیس و صورت‌جلسات تغییرات
2- برقراری ارتباط الکترونیکی با سایر سازمانها از قبیل سازمان ثبت احوال کشور، شرکت ملی پست، سازمان امورمالیاتی، قوه قضائیه، روزنامه رسمی کشور و ...
3- ایجاد بانک اطلاعاتی یکپارچه، جامع و متمرکز
4- ایجاد بانک اطلاعاتی نام‌های تایید شده و ابطال شده
5- آرشیو الکترونیک اسناد و مستندات مربوط به ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری
6- اختصاص شناسه ملی به شرکتها و موسسات غیر تجاری و شعب به ثبت رسیده در سامانه جامع
7- ثبت اینترنتی اظهار‌نامه پلمب دفاتر تجاری
8- ثبت نام دفتر ثبت تجارتی
9- کارکرد اطلاع رسانی در ارتباط با شرکتها و موسسات در سامانه‌های مرتبط مثل سامانه شناسه ملی اشخاص حقوقی، سامانه آگهی‌ها و ....
در مجموع اداره ثبت شرکتها علاوه بر ثبت تاسیس و تغییرات شرکتهای تجاری موضوع ماده 20 قانون تجارت، به ثبت و هویت بخشی موسسات غیرتجاری، شعبه و نمایندگی شرکتهای خارجی، شعب شرکتهای داخلی، شرکتهای تعاونی سهامی عام، صندوق‌های سرمایه گذاری اقدام می‌نماید. همچنین بسیاری از تشکلهای حرفه‌ای همچون کانون‌های وکلا، کانون سردفتران و دفتریاران و ... در اداره ثبت شرکتها ثبت شده و دارای شماره ثبت و شناسه ملی شده‌اند هر چند بنظر می‌رسد تشکلهای که به موجب قانون ایجاد شده‌اند نیازمند ثبت در ادارات ثبت شرکتها نمی‌باشند. در ادامه باید به ثبت هلدینگ‌ها و شرکتهای مادر هم اشاره نمود هر چند جدای از اخذ مجوزهای لازم حسب مورد تفاوتی بین یک شرکت مادر با شرکت تابعه و وابسته وجود ندارد و برای هر کدام باید درخواست جداگانه‌ای ارائه گردد و از این نظر تفاوتی بین شرکت مادر یا تابعه وجود ندارد اما در مواردی همچون استفاده از نام شرکت مادر در شرکت تابعه ادارات ثبت شرکتها به این وابستگی توجه می‌نمایند و بعضاً تکراری بودن بخش‌های از نام شرکت با ارائه درخواست اجازه ارکان مربوطه بلامانع تلقی میگردد و در واقع در هویت بخشی به این‌گونه اشخاص وابستگی آنها مدنظر قرار می‌گیرد. البته کارکرد هویت بخشی به اشخاص حقوقی جنبه‌های دیگری هم دارد و صرفا تاسیس یا تغییرات صرف اشخاص حقوقی نیست. گاهی اوقات بدون این‌که درخواست تاسیس جدیدی ارائه شود ممکن است شخصیت حقوقی جدیدی متولد شده یا بدون درخواست انحلالی یک شخص حقوقی منحل گردد که به صورت خاص در ادغام اشخاص حقوقی چنین است. در واقع ادغام اشخاص حقوقی می‌تواند به تولد یک شخص حقوقی جدید و ایجاد یک هویت جدید یا از بین رفتن و انحلال آن منجر شود.
نتیجه‌گیری
اشخاص حقوقی اعم از شرکتهای تجاری و موسسات غیرتجاری امروزه جایگاه مهمی در اقتصاد و معیشت، فرهنگ و جامعه و ... دارند که ساماندهی آنها و ثبت و تثبیت شخصیت آنها امری مهم و حیاتی می‌باشد که ضروریست از سوی یک نهاد حاکمیتی به انجام برسد. این وظیفه مهم در کشور ما برعهده اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری می‌باشد که بعد از ارائه مستندات لازم و طی تشریفات مرتبط قانونی به این مهم اقدام می‌نماید. هرچند شناخت ساختار و همچنین وظایف اداره مذکور شاید ارتباط چندانی با مباحث مرتبط با قوانین ثبتی و قانون تجارت نداشته باشد اما یقینا آشنایی با این مجموعه مهم و صلاحیت‌های آن می‌تواند دریچه‌ای باز نماید تا علاقمندان به حوزه ثبت به ویژه در حوزه ثبت شرکتها و پژوهشگران این حوزه از آن بهره مند گردند. مهم ترین وظیفه این مجموعه تثبیت شخصیت اشخاص حقوقی می‌باشد که می‌تواند دارای آثار و پیامدهای مهمی همچون کاهش اختلافات و دعاوی، تثبیت مالکیت و قانونمند نمودن فعالیت اشخاص حقوقی و ... باشد که امروزه این مهم به صورت برخط و الکترونیکی انجام می‌پذیرد. در واقع در این فرایند علاوه بر این‌که ثبت این شرکتها و موسسات باعث هویت بخشی به آنها میگردد، به سان یک شخص حقیقی دارای نامی مشخص بوده و با اخذ شماره ثبت و شناسه ملی و سایر مندرجات گواهی ثبتی همچون موضوع فعالیت و مدت فعالیت و ... از سایر اشخاص حقوقی و شرکتها متمایز میگردد که در این صورت است مراجع قانونی نیز آن را به عنوان شخصیتی مستقل شناخته و اشخاص ثالث نیز برپایه همین ثبت رسمی به آن اعتماد کرده و وارد داد و ستد و سایر ارتباطات مربوطه همچون عقد قرارداد و ... با آن می‌شوند. همان‌طور که اشاره شد آشنایی با وظایف و تکالیف اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری می‌تواند علاوه بر کمک به پژوهشگران و علاقه مندان این حوزه، از جهت آشنایی ارکان اشخاص حقوقی مثل موسسین، سهامداران و شرکا، اعضای هیأت مدیره و مدیرعامل و بازرسان و سایر افراد و اشخاص ذینفع ضرورت دارد. همچنین نحوه ثبت یک شرکت یا موسسه و مستندات مرتبط با آن و همچنین آشنایی با فرایند ثبتی آنها به ویژه اهمیت ارائه خدمات الکترونیکی به متقاضیان نیز در این مقاله بحث شده است که می‌تواند علاوه بر موارد پیش گفته به آسان نمودن فرایند ثبت، ایجاد شفافیت، تولید ادبیات مرتبط با این حوزه و مواردی از این قبیل منجر شود.
مجموعه قوانین و مقررات:
کتب:
مقالات:
منابع لاتین:
)