آیین دادرسی هیات حل اختلاف ثبت احوال

مقدمه

تا قبل از تصویب قانون ثبت احوال مصوب 1355 برای تصحیح اشتباهات احتمالی اسناد سجلی، مرجع خاصی در قوانین ثبت احوال پیش‌بینی نگردیده بود و عموماً رفع اشتباه و تصحیح اسناد سجلی با قید مورد صحیح در حاشیه اسناد و توضیح دادن آن در شناسنامه اشخاص انجام می‌گرفت و این موضوع در ماده 20 قانون سجل احوال مصوب 14/03/1304 بیان شده بود. در گذشته در ادارات ثبت احوال جهت برطرف نمودن آثار اشتباه و اصلاح آن، مأموران تنظیم سند سجلی بنا بر سلیقه خود عمل می‌نمودند درحالی‌که اصلاح اشتباه و رفع آن نیازمند ایجاد یک وحدت‌رویه در ادارات بود و این امر می‌بایست توسط افراد مطلع و کارشناس بی‌طرف انجام گیرد. اما قانون ثبت احوال مصوب 1355 رسیدگی به اشتباهات حادث‌شده در اسناد سجلی و تصمیم‌گیری برای چگونگی رفع آنها را تحت شرایطی به یک مرجع شبه‌قضایی واگذار نمود. با توجه به ماده 3 قانون ثبت احوال «هیأت حل اختلاف» جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم نسبت به اشتباهات مندرج در اسناد سجلی تشکیل گردید. این هیأت‌ها با توجه به ماهیت وجودی خویش، نقش تعیین‌کننده‌ای در تسهیل امور و رفع اختلافات ایفا می‌کنند. با آغاز به کار این هیأت‌ها در ادارات ثبت احوال افراد دیگری به غیر از مأمور تنظیم‌کننده سند سجلی در خصوص وضعیت آن بررسی و اتخاذ تصمیم می‌نمودند (فتاحی، 1392: 34).

راجع به پیشینه موضوع مورد پژوهش قابل ذکر است که تحقیق مستقلی صورت نگرفته و تنها در کتاب‌های محشای قانون ثبت احوال به برخی موارد صلاحیت این هیأت در ذیل ماده 3 قانون ثبت احوال پرداخته شده است لذا موضوع مورد پژوهش با رویکرد جامعی به ساختار و تشکیلات، صلاحیت و اصول و آیین دادرسی حاکم بر هیأت حل اختلاف ثبت احوال جدید و فاقد پیشینه پژوهشی است و می‌تواند کاستی موجود در ادبیات حقوقی در این رابطه را استدراک و جبران نماید.

سؤالات اصلی این پژوهش در رابطه با ساختار و آیین دادرسی هیأت حل اختلاف ثبت احوال است و به سؤال‌های فرعی زیر تقسیم می‌شود: فلسفه تشکیل و موارد داخل در صلاحیت این هیأت چیست؟ اصول حاکم بر رسیدگی این هیأت کدامند و اینکه رسیدگی در آن تابع چه تشریفاتی است، آیا مقررات آیین دادرسی مدنی بر آن حاکم است یا آیین دادرسی ویژه دارد؟

نوع این پژوهش، کاربردی بوده و در تبیین جایگاه حقوقی و آیین دادرسی حاکم بر آن، با روش تحلیلی توصیفی و با استناد به منابع کتابخانه‌ای انجام شده و در بررسی رویه قضایی (از جمله آرای دیوان عالی کشور، دیوان عدالت اداری و نظریه‌های مشورتی اداره کل حقوقی قوه قضاییه) ناظر بر اصول رسیدگی و تشریفات حاکم بر آن از روش پیمایشی (Survey research method) استفاده شده است.

1ـ سازمان و صلاحیت

در این قسمت به بررسی فلسفه و ضرورت تشکیل، ساختار و تشکیلات، صلاحیت هیأت حل اختلاف خواهیم پرداخت.

1-1- فلسفه و ضرورت تشکیل

فلسفه تشکیل هیأت‌های حل اختلاف در ادارات ثبت احوال را می‌توان شامل موارد زیر دانست: ایجاد وحدت‌رویه در اصلاح اشتباهات ضمن تحریر، خارج نمودن انحصار اصلاح و رفع اشتباه از اختیار مأمور تنظیم‌کننده سند سجلی، ارائه نگاهی حقوقی به وقوع اشتباهات در اسناد سجلی و اصلاح آن، احقاق حقوق صاحبان اسناد سجلی در قالب رسیدگی‌های شبه حقوقی و قضایی و گسترش دامنه رفع اشتباهات از صرف خطاهای تحریری به رفع اشتباهات ماهیتی که ممکن است در تنظیم اسناد سجلی واقع شود (زاهدی‌نیا، 1381: 30).

1-2- ساختار و اعضاء

 با توجه به ماده 3 (اصلاحی 18/10/1363) قانون ثبت احوال مصوب 1355، در مقر هر اداره ثبت احوال هیأتی به نام «هیأت حل اختلاف» جهت رسیدگی به اشتباهات حادث شده در اسناد سجلی و تصمیم‌گیری برای رفع آنها تشکیل می‌شود. با توجه به تعریف ارائه‌شده از مراجع اداری استثنایی به عنوان مرجعی که صلاحیت رسیدگی آنها منحصر به آن دسته از دعاوی علیه دولت و نهادهای کشور است که صراحتاً در صلاحیت آنها قرار گرفته باشد (شمس، 1384: 1/14) و با توجه به عدم عضویت قضات، هیأت حل اختلاف را باید یک مرجع اداری استثنایی دانست. برخی هیأت حل اختلاف را مرجعی شبه محاکم قضایی دانسته‌اند (وجدی، بی‌تا: 74؛ همان، 1392: 67).

اعضای هیأت حل اختلاف ثبت احوال مرکب از رئیس اداره ثبت احوال و مسئول بایگانی یا معاونین و یا نمایندگان آنان و یکی از کارمندان مطلع اداره مزبور به انتخاب رئیس اداره ثبت احوال استان است.

بر اساس قسمت (الف) دستورالعمل راجع به هیأت‌های حل اختلاف مصوب 1374، اعضای اصلی و نمایندگان آنان، باید از کسانی انتخاب شوند که از لحاظ آشنائی به قانون و مقررات و آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوطه مورد تایید اداره کل ثبت احوال استان باشند. شرکت نمایندگان (اعضای علی‌البدل) در هیأت‌ فقط در صورت غیبت اعضای اصلی می‌باشد. اعضای اصلی هیأت‌ حل اختلاف به هر دلیل که پست سازمانی خود را از دست بدهند از عضویت هیأت‌ حذف شده و فرد دیگری به جای آنها انتخاب خواهد شد. با توجه به نظارت دفتر اداره کل امور حقوقی سازمان ثبت احوال بر کار هیأت‌های حل اختلاف صدور احکام اعضای هیأت با نظر دفتر مزبور خواهد بود، لذا ادارات کل ثبت احوال استان‌ها باید فهرست مشخصات اعضای هیأت‌ها (اعضای جدید) را به دفتر امور حقوقی ارسال دارند.

مدیران کل ثبت احوال استان‌ها می‌توانند در اداراتی که فاقد کارمند مطلع و باتجربه می‌باشند، عضو مطلع هیأت را از بین کارمندان مرکز استان یا شهرستان همجوار انتخاب و به دفتر امور حقوقی پیشنهاد نمایند و دفتر امور حقوقـی نظر خود را جهت صدور احکام اعلام و موارد عدم موافقت را با ذکر علت جهت اقدام لازم به ادارات کل ثبت احوال استان‌ها اعلام می‌نماید و ادارات کل استان‌ها مکلفند رونوشت احکام صادره را به دفتر امور حقوقی ارسال دارند.

در بند (د) ماده 1 مکرر و ماده 3 لایحه پیشنهادی اصلاح قانون ثبت احوال از عنوان «هیأت تطبیق و تصحیح مشخصات هویتی» به جای هیأت حل اختلاف استفاده شده است. اعضای این هیأت مرکب از رئیس اداره و یا نماینده وی و دو کارمند مطلع ثبت احوال، به پیشنهاد رئیس اداره و تصویب مدیرکل، تشکیل می‌شود که تصمیمات آن با رأی اکثریت معتبر است.

1-3- صلاحیت

در این قسمت به بررسی صلاحیت ذاتی و محلی هیأت حل اختلاف می‌پردازیم.

1-3-1- صلاحیت ذاتی

در ماده 3 اصلاحی قانون ثبت احوال موارد صلاحیت هیأت حل اختلاف بیان شده است. با توجه به اینکه صلاحیت‌ هیأت حل اختلاف در بندهای 1 تا 5 ماده 3 قانون ثبت احوال احصا شده است و در ماده 4 این قانون نیز بیان شده است که رسیدگی به سایر دعاوی راجع به اسناد ثبت احوال با دادگاه است، می‌توان نتیجه گرفت که صلاحیت مرجع یادشده صلاحیتی استثنایی است و در صورت تردید در صلاحیت مرجع فوق با توجه به اصل 159 قانون اساسی باید دادگستری را مرجع صالح به رسیدگی دانست. صلاحیت هیأت در چهار زمینه تصحیح، تکمیل، تغییر و ابطال قابل بررسی است (محسنی، 1391: 141ـ143).

1-3-1-1- تصحیح اشتباهات

بر اساس ماده 3 قانون ثبت احوال، تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات بعد از امضای سند و قبل از تسلیم شناسنامه، رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد و اعلامیه‌ها و مدارک به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر، تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و حذف کلمات ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص در صلاحیت هیأت است.

الف: تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات (بند 1 ماده 3)

عبارت «هر نوع اشتباه» در واقع یک قید عام و کلی است و شامل هر نوع اشتباه از جمله اشتباهات املایی، اشتباهات ناشی از خطای مأمور تنظیم‌کننده سند و احیاناً سهل‌انگاری وی در هنگام تنظیم سند سجلی که منجر به ثبت مشخصات غلط به جای اطلاعات صحیح در اسناد شود را دربرمی‌گیرد (فتاحی، 1392: 38). هرچند که مطابق بند 1 ماده 3 قانون ثبت احوال، اصلاح اشتباهات مندرج در اسناد سجلی و وفات بعد از امضای آن بر عهده هیأت حل اختلاف گذاشته شده است، لیکن با عنایت به مفهوم مطلق اصلاح بعد از امضای سند و با استفاده از وحدت ملاک مندرج در این بند می‌توان استنباط نمود که هرچند به اصلاح سایر اوراق و مدارک تنظیمی در ثبت احوال به‌طور صریح اشاره‌ای نشده است، لیکن در صورت احراز اشتباه در سایر اسناد و مدارک بعد از امضای آن، این‌گونه مدارک قابل اصلاح و رسیدگی از سوی هیأت حل اختلاف می‌باشد.

با توجه به اینکه تصحیح اشتباه مربوط به چه بازه زمانی باشد مرجع رسیدگی به آن متفاوت خواهد بود. بنابراین در این خصوص سه فرض قابل تصور است.

1ـ قبل از امضای سند؛ درصورتی‌که مأمور متوجه اشتباه خویش قبل از امضای سند شود ضمن اصلاح سند، موارد اشتباه را در حاشیه سند قید و امضاء می‌نماید (تبصره ماده 3 قانون ثبت احوال مصوب 1355).

2ـ پس از امضای سند و قبل از تسلیم؛ تصحیح اشتباهات در فاصله زمانی میان امضای سند و تسلیم آن در صلاحیت هیأت است. بنابراین تصحیح هر نوع اشتباه توسط هیأت ناظر به زمانی است که سند به امضای مأمور تنظیم‌کننده رسیده باشد و بعد از تنظیم سند متوجه اشتباه خویش شود به‌عبارتی هنوز سندی به صاحب آن تسلیم نشده است (حسینی‌اصل، بی‌تا: 21).

3ـ پس از تسلیم سند؛ تصحیح اشتباه پس از تسلیم سند سجلی در صلاحیت محاکم قضایی است. در رأی شعبه 21 دیوان‌عالی‌کشور آمده است: «نظر به اینکه تصحیح اشتباهات مندرج در اسناد سجلی که رسیدگی به آن حسب بند یک ماده 3 قانون ثبت احوال مصوب تیرماه 1355 از وظایف هیأت حل اختلاف موضوع ماده 3 مذکور مقرر گردیده، قبل از تسلیم سند می‌باشد، لذا با توجه به خواسته دعوی «ابطال‌گواهی‌فوت» که اشتباهاً به تاریخ 20/04/1372 قید گردیده و صدور گواهی فوت به‌تاریخ مقدم (29/8/1371)... و انصراف بند یک مذکور از مورد، با نقض قرار عدم صلاحیت... پرونده جهت رسیدگی به ماهیت دعوی به دادگاه صادرکننده قرار منقوض ارجاع می‌گردد.» (میرشکاری، 1390: 137).

ب: رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر (بند2 ماده 3)

در اینجا اصلاح اشتباهات اسناد سجلی (شناسنامه) و مصادیق اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع مورد بررسی قرار می‌گیرد.

1ـ اصلاح اشتباهات اسناد سجلی (شناسنامه)

در این بخش به بررسی اشتباهات مندرج در اسناد سجلی از جمله محل و تاریخ تولد، شماره شناسنامه، تاریخ تنظیم سند سجلی و نام‌خانوادگی خواهیم پرداخت.

محل تولد: درصورتی‌که مأمور تنظیم‌کننده سند سجلی در تحریر محل تولد شخص دچار اشتباه شود و هر کدام از فاکتورهای مربوط به محل تولد را اشتباه درج نماید و متقاضی مدرکی دال بر اشتباه و اثبات دعوی خود ارائه نماید، با توجه به ماده 3 قانون ثبت احوال رسیدگی بر عهده هیأت حل اختلاف است و هیأت یادشده با ملاحظه مدارک و اخذ درخواست کتبی از متقاضی، رأی اصلاحی صادر می‌کند و درصورتی‌که اشتباه در تحریر محل تولد شخص نباشد برابر ماده 8 قانون مذکور رسیدگی به آن در صلاحیت محاکم قضایی است (دستورالعمل نحوه اصلاح محل تولد اشخاص؛ ذوالفقاری، 1384: 37).

تاریخ تولد: اگر تاریخ تولد مندرج در شناسنامه با سند سجلی مغایرت داشته باشد، چنانچه کارشناس بررسی‌کننده مدارک متقاضی، اصالت شناسنامه و خط و ربط مأمور صدور شناسنامه را تایید کند با طرح موضوع در هیأت حل اختلاف و درج توضیح در شناسنامه و سند سجلی خواهان نسبت به اصلاح آن اقدام خواهد نمود (صادقی، 1394: 15)، قابل ذکر است که براساس ماده‌واحده قانون حفظ اعتبار اسناد سجلی و جلوگیری از تزلزل آنها مصوب 02/11/1367، اصلاح شناسنامه در خصوص تاریخ تولد چنانچه تا پنج‌سال باشد ممنوع و رسیدگی و اظهارنظر نسبت به آن در صلاحیت محاکم قضایی و درصورتی‌که بیش از پنج‌سال باشد در صلاحیت کمیسیون حل اختلاف موضوع تبصره ماده واحده^[1] است (رای وحدت‌رویه شماره 599-13/04/1374). در مواردی‌که رأی بر اصلاح تاریخ تولد صادر می‌شود باید شناسنامه از حیث تاریخ تولد اصلاح گردد ولی تاریخ صدور تغییر نخواهد کرد (نظریه ‌مشورتی 8833/7ـ 13/09/1379 اداره ‌کل ‌حقوقی ‌قوه ‌قضاییه).

بر اساس ماده 21 مکرر لایحه پیشنهادی اصلاح قانون ثبت احوال، تغییر تاریخ تولد ممنوع است. اصلاح تاریخ تولد و تغییر سن و یا هر دعوایی که نتیجه آن تغییر سن باشد، یکبار در طول عمر قابل درخواست است. این درخواست و دعوا در کمیسیونی به نام «کمیسیون حفظ اعتبار اسناد هویتی» مرکب از فرماندار یا بخشدار، رئیس و کارشناس اداره ثبت احوال، پزشک قانونی با معرفی مدیر کل پزشکی قانونی و با عضویت و ریاست قاضی دادگاه با معرفی رئیس دادگستری، رسیدگی می‌شود. جلسات این کمیسیون با حضور تمام اعضا رسمیت داشته و تصمیمات آن با نظر اکثریت معتبر است. انشای رأی با رئیس کمیسیون است. رأی این کمیسیون، ظرف بیست روز از ابلاغ، در «کمیسیون تجدیدنظر» موضوع ماده 4 مکرر، قابل تجدیدنظرخواهی است.

شماره شناسنامه: اصلاح شماره شناسنامه در صلاحیت هیأت حل اختلاف است و متقاضی با مراجعه به دفتر هیأت و تقدیم درخواست کتبی در فرم چاپی مخصوص و ارائه اصل و تصویر شناسنامه متقاضی و تصویر سند سجلی که توسط کارشناس از محل صدور شناسنامه اخذ می‌گردد، درخواست اصلاح شماره شناسنامه را مطرح می‌نماید. اعضای هیأت ظرف یک هفته درصورتی‌که محل صدور شناسنامه همان محل اقامت خواهان باشد رأی صادر می‌کند و خواهان با اخذ رأی صادره به همراه شناسنامه و دو قطعه عکس و پرداخت هزینه مربوط اقدام به تعویض شناسنامه می‌کند تا اشتباه موردنظر علاوه بر اجرا در سند سجلی که از طریق هیأت اصلاح گردیده در شناسنامه نیز اصلاح گردد (ذوالفقاری، 1384: 32).

تاریخ تنظیم سند سجلی و شناسنامه: اصلاح یا تکمیل تاریخ تنظیم سند سجلی از حیث روز، ماه و سال با درخواست کتبی متقاضی، ارائه اصل و تصویر شناسنامه وی و تصویر سند متقاضی و اخذ اسناد قبل و بعد سند وی توسط کارشناس مربوط در صلاحیت هیأت حل اختلاف می‌باشد هرچند که اشتباه در تاریخ تنظیم سند از موارد نادر است (همان: 39).

نام‌خانوادگی: اصلاح نام‌خانوادگی از حیث غلط املایی یا اصلاح اشتباه مأمور ثبت احوال در این مقوله نیاز به طرح موضوع در هیأت حل اختلاف دارد. به‌عنوان نمونه اصلاح نام‌خانوادگی «ذاهدی» به «زاهدی» از موارد غلط املایی است که متقاضی با مراجعه به دفتر هیأت حل اختلاف و با درخواست کتبی و ارائه اصل و تصویر شناسنامه، خواستار اصلاح نام‌خانوادگی خود می‌شود و مأمور ثبت احوال با مراجعه به منابع علمی معتبر و دستورالعمل‌ها و قوانین مربوطه اقدام به بررسی در خصوص حصول اطمینان از درستی یا نادرستی درخواست متقاضی می‌نماید (همان: 34؛ محسنی، 1391: 148).

اصلاح نام‌خانوادگی ایرانیان مقیم کشور: چنانچه تحت هر عنوانی در ثبت نام‌خانوادگی کسی چه از لحاظ املایی و چه از هر لحاظ دیگر مأمور ثبت احوال اشتباه کند مرجع صالح اصلاح‌کننده، ثبت احوال محل صدور شناسنامه است که با طرح موضوع در هیأت حل اختلاف اداره مربوط اقدام به اصلاح نام‌خانوادگی می‌نماید.

اصلاح نام‌خانوادگی ایرانیان خارج از کشور: در خصوص ایرانیان خارج از کشور چنانچه اشتباهی در مورد نام‌خانوادگی و دیگر مسایل سجلی رخ داده باشد می‌توانند از طریق کنسولی‌ها و نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور اقدام نمایند، تا درخواست آنان به محل صدور شناسنامه در داخل کشور ارسال تا اقدامات لازم انجام شود (همان: 84).

2ـ مصادیق اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع

یکی از وظایف مأمورین ثبت احوال نقل مندرجات اسناد تنظیمی در ادارات ثبت احوال به سایر اسناد و دفاتر مربوطه می‌باشد. به‌عنوان مثال پس از ثبت ولادت طفل، مشخصات وی به اسناد سجلی پدر و مادر طفل منتقل و ثبت می‌شود و یا کلیه وقایع ازدواج و طلاق که در دفاتر ازدواج و طلاق به ثبت می‌رسد به‌موجب ماده 31 قانون ثبت احوال، به ادارت ثبت احوال مربوطه اعلام می‌گردد و چنانچه در این فرآیندها اشتباهی از سوی مأمورین ثبت احوال در نقل این وقایع به اسناد سجلی رخ دهد، رسیدگی به موضوع در صلاحیت هیأت حل اختلاف خواهد بود. (فتاحی، 1392: 39؛ حسینی اصل، بی‌تا: 21). بنابراین رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع شامل اشتباهات در اسناد و دفاتر ثبت احوال، مندرجات شناسنامه-‌‌ مانند اینکه نام «جلال» یا «راضیه» برای شخص انتخاب‌شده ولی نماینده ثبت احوال اشتباهاً آن را «بلال» یا «مرضیه» ثبت کرده است‌ـ یا گواهی ولادت یا وفات ـ ‌از قبیل اشتباه املایی در تحریر نام و نام‌خانوادگی فرضاً واژه منیژه، منیجه و زاهدی، ظاهدی ذکر گردد‌ـ می‌شود (زارعی محمودآبادی، 1395: 54؛ حسین‌آبادی، 1391: 62، اداره کل تدوین و تنقیح مقررات، 1385: 46).

پ: تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند (بند 4 ماده 3)

در خصوص اصلاح جنسیت ناشی از اشتباه چهار حالت قابل تصور است:

1ـ گاهی اصلاح جنسیت ناشی از اشتباه مأمور ثبت احوال است. مانند اینکه مأمور ثبت احوال در هنگام تنظیم اسناد سجلی یا صدور شناسنامه به جای کلمه (آقا) اشتباهاً (خانم) و یا اینکه به جای کلمه خانم اشتباهاً (آقا) ثبت شده باشد. در این صورت چون اشتباه در ثبت جنس است نه نوع جنس، موضوع باید در هیأت حل اختلاف ثبت احوال مورد رسیدگی قرار گیرد، مشروط بر اینکه نام متقاضی در اسناد و شناسنامه تغییر ننموده و نام فعلی که در اسناد و شناسنامه قید شده است مغایر نوع جنس واقعی صاحب اسناد نباشد (موسوی‌میبدی، بی‌تا: 7). بنابراین دایره صلاحیت هیأت حل اختلاف صرفاً اصلاح شاخص جنسیت در صورت وقوع اشتباه در ثبت جنس صاحب سند توسط مأمور تنظیم‌کننده سند می‌باشد.

2ـ گاهی اصلاح جنسیت ناشی از تغییر در جنسیت دارنده شناسنامه است. به‌عنوان مثال فردی با توجه به فیزیک بدنی خویش و انجام برخی اقدامات از جمله عمل جراحی اقدام به تغییر جنسیت خویش از مرد به زن یا بالعکس نماید و به تبع آن خواستار تغییر نام و اصلاح شناسنامه خویش می‌شود. در این صورت چون تغییر در مندرجات اسناد سجلی محسوب می‌شود رسیدگی به آن در صلاحیت مرجع قضایی است.

3ـ گاهی اصلاح جنسیت ناشی از اشتباه اعلام‌کننده است. به‌عنوان مثال متقاضی نام فرزندش را محمدحسین اعلام کرده است درحالی‌که سمیه بوده است. با توجه به رأی‌و‌حدت‌رو‌یه شماره 504 ـ10/02/1366 هیأت عمومی دیوان‌عالی‌کشور^[2] درخواست تغییر نام صاحب سند سجلی از حیث جنس (ذکور به اناث یا بالعکس) از مسائلی است که و‌اجد آثار حقوقی می‌باشد و از شمول بند 4 ماده (3) قانون ثبت احوال خارج و رسیدگی به آن در صلاحیت محاکم عمومی دادگستری است. بنابراین رأی شعبه 13 دیوان‌عالی‌کشور صحیح و منطبق با موازین قانونی است. در رأی شعبه یادشده آمده است: «چون در مانحن‌فیه نام صاحب سند از طرف متقاضی محمدحسین اعلام شده و‌قوع اشتباهی در ثبت جنس صاحب سند از طرف ثبت احوال احراز نمی‌شود و خواسته خواهان تغییر جنسیت صاحب سند است که به فرض و‌قوع اشتباه هم این اشتباه از ناحیه متقاضی که نام فرزندش را محمدحسین معرفی کرده رخ داده است و موضوع نیاز به اعمال‌نظر قضایی دارد.»

4ـ گاهی اصلاح جنسیت ناشی از اشتباه در مستند تنظیم سند سجلی است. چنانچه اشتباه از جانب مستند تنظیم سند سجلی ولادت که همان گواهی ولادت صادره توسط بیمارستان و زایشگاه است باشد، چون اشتباه در جنسیت درج‌شده در گواهی ولادت توسط بیمارستان و زایشگاه بوده، اصلاح آن از صلاحیت هیأت حل اختلاف خارج بوده و رسیدگی به آن در صلاحیت محاکم قضایی است.

احراز اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و تصحیح آن، متوقف بر تشخیص جنسیت است که امری قضایی بوده و اثبات آن را باید در صلاحیت مراجع قضایی دانست. این نکته در رأی و‌حدت‌رو‌یه شماره 504 مورخ 10/02/1366 دیوان‌عالی‌کشور نیز مورد توجه واقع شده است. رویه قضایی با تفسیر موسع از رأی یادشده بر این اعتقاد است که بند 4 ماده 3 قانون ثبت احوال مصوب 1355 که تصحیح اشتباه در ثبت جنس را در صلاحیت هیأت حل اختلاف ثبت احوال قرار داده ناظر به موردی است که وقوع اشتباه در ثبت جنس مورد تایید اداره ثبت احوال مربوطه باشد. بنابراین اگر اداره فوق ادعای وقوع اشتباه را نپذیرد، موضوع نیاز به اعمال‌نظر قضایی داشته و دادگاه باید به این موضوع رسیدگی نماید (میرشکاری، 1390: 138).

ت: حذف کلمات ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص (بند 5 ماده 3)

در بند 5 ماده 3 قانون ثبت احوال حذف کلمات ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص را به صورت مطلق بیان کرده است و لذا شامل «اشتباه املایی» و اشتباه به سبب «عدم آشنایی مأمور با لهجه‌ها و الفاظ و معانی محلی» و یا اشتباه ناشی از «تلفظ ‌اظهارکننده» می‌شود (بند (د) دستورالعمل شماره 7443 مورخ 16/12/1364 شورای ‌عالی ‌ثبت). برخی معتقدند اشتباه اعلام‌کننده در نام نیز می‌تواند در صلاحیت هیأت حل اختلاف باشد. در عین حال موارد خلاف آن در رویه قضایی دیده شده است که دادگاه به اشتباه اعلام‌کننده نام رسیدگی کرده است و اداره ثبت احوال را به تغییر نام محکوم نموده است (همان: 104).

بر اساس بند 5 ماده 3 لایحه پیشنهادی اصلاح قانون ثبت احوال، تعیین مصادیق کلمات زائد و غیرضرور با پیشنهاد سازمان ثبت احوال کشور و تأیید شورای‌عالی ثبت احوال خواهد بود.

1-3-1-2- تکمیل اسناد (بند 1 ماده 3)

به هنگام تنظیم اسناد ممکن است بخشی از اطلاعاتی که می‌بایست در سند درج شود (مانند نام، نام‌خانوادگی، تاریخ تولد، مشخصات والدین) معلوم نباشد و یا دسترسی به آن میسر نگردد، در این موارد مأمور ثبت احوال مکلف است که اقدام به تنظیم سند نماید و در محل ثبت مشخصات و اطلاعاتی که به‌دست نیامده عبارت «نامعلوم» درج نماید و پس از روشن شدن مشخصات و یا دسترسی به آن، هیأت حل اختلاف مجاز است ضمن رسیدگی به موضوع، نسبت به تکمیل اسناد تصمیم مقتضی اتخاذ نماید. برخی معتقدند که ماده 29 قانون ثبت احوال، صرفاً ناظر بر تکمیل سند وفات است و تکمیل سایر اسناد سجلی در صلاحیت هیأت حل اختلاف نیست (همان: 41). برخی دیگر می‌گویند رویه عملی در ادارات ثبت احوال این است که اگر سندی ناقص و نانویس باشد چه اسناد ثبت ولادت چه اسناد ثبت وفات، توسط اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه تکمیل می‌گردد (موسوی‌میبدی، بی‌تا: 9).

به‌نظر می‌رسد هر دو دیدگاه فوق، با توجه به رأی وحدت‌رویه شماره 732ـ 19/01/1393 هیأت عمومی دیوان‌‌عالی‌ کشور، قابل پذیرش نیست چرا که در این رأی آمده است در صورت نامعلوم بودن تاریخ واقعه فوت یا ادعای خلاف آن، با توجه به آثار حقوقی مترتب بر واقعه فوت، مثل بقا و زوال اهلیت و حقوق قانونی و وراثت، تعیین یا تغییر آن محتاج به رسیدگی قضایی است و این امر از صلاحیت هیأت حل اختلاف موضوع ماده سوم اصلاحی قانون ثبت احوال خارج و در صلاحیت «دادگاه‌های عمومی حقوقی» است.

بر اساس بند 1 ماده 3 لایحه پیشنهادی اصلاح قانون ثبت احوال، تکمیل اسناد هویتی (سجلی) از حیث مشخصاتی که نامعلوم و یا نانویس بوده، در صلاحیت هیأت حل اختلاف است. در تبصره ماده 29 لایحه یادشده بیان شده که در صورت نامعلوم بودن تاریخ وفات یا ادعای خلاف آن، تعیین یا تغییر تاریخ، محتاج رسیدگی قضایی توسط دادگاه صالح است.

1-3-1-3- تغییر نام‌ (بند 4 ماده 3)

در قانون ثبت احوال، اسم یا نام به معنی عام دارای دو جزء است: نام شخصی یا نام کوچک و نام‌خانوادگی. تغییر نام در دو فرض قابل بررسی است.

1-3-1-3-1- تغییر نام کوچک

در قانون ثبت احوال 1319 از تغییر نام کوچک سخنی به میان نیامده بود و این مسئله و مرجع صلاحیت‌دار برای اخذ تصمیم درباره آن، مورد اختلاف بود. قانون ثبت احوال مصوب 1355 نیز این مسئله را روشن نکرده است و تنها از بند 4 ماده 3 این قانون بر می‌آید که اگر نام کوچک از نام‌های ممنوع باشد می‌توان تغییر داد ولی به تغییر نام‌های مجاز اشاره‌ای نشده است. تغییر نام کوچک در دو فرض مورد بررسی قرار می‌گیرد.

الف: نام کوچک ممنوع

بر اساس تبصره 2 ماده 20 قانون ثبت احوال مصوب 1355، تشخیص نام‌های ممنوع با شورای عالی ثبت احوال می‌باشد. این شورا موارد تغییر نام را به‌موجب دستورالعمل مصوب 1388 در ده مورد تعیین و اعلام کرده است.

بند 4 ماده 3 قانون ثبت احوال مصوب 1355، تغییر نام‌های ممنوع را در صلاحیت هیأت حل اختلاف دانسته است.

ب: نام کوچک غیرممنوع

در مواردی ممکن است تغییر نام کوچک لازم باشد و نام نیز از جمله نام‌های ممنوع نباشد. این موارد عبارتند از:

1ـ اگر در نام کوچک چیزی زائد و غیرضروری یا ناشی از اشتباه وجود داشته باشد.

2ـ درصورتی‌که شخصی تغییر جنسیت بدهد که در این‌صورت لازم است که نام وی متناسب با آن تغییر یابد (صفایی، 1393: 104).

3ـ در صورت تشرف پیروان ادیان دیگر به دین مبین اسلام و عدم تناسب نام آنان با فرهنگ اسلامی (ت 6 م 20 ق.ث.ا).

4ـ درموردی‌که نام شخص تناسب با جنسیت وی نداشته باشد (ت 1 م 20 ق.ث.ا).

5ـ درصورتی‌که نام شخص از نام‌های زننده و مستهجن باشد (ت 1 م 20 ق.ث.ا).

6ـ درصورتی‌که نام شخص از جمله انتخاب نام‌هایی باشد که موجب هتک حیثیت مقدسات اسلامی گردد (ت 1 م 20 ق.ث.ا).

بر اساس ماده 8 قانون ثبت احوال می‌توان گفت که با توجه به اینکه تغییر نام در قالب تصحیح قرار می‌گیرد نه ابطال، در راستای حکم مذکور در بند 4 ماده 3 قانون یادشده دادگاه برای تغییر نام صالح نیست و این امر بر عهده هیأت حل اختلاف است. اما در رأی وحدت‌‌رویه شماره 2 ـ 22/01/1362 دیوان‌عالی‌کشور بیان گردید: «نظر به اینکه تبصره [بند] 4 ماده 3 قانون ثبت احوال مصوب تیرماه 1355 ناظر به اعطای اختیار به هیأت حل اختلاف برای تغییر نام‌های ممنوع می‌باشد و رسیدگی به سایر دعاو‌ی مربوط به نام اشخاص در صلاحیت عام محاکم عمومی دادگستری است.» بر همین مبنا دیوان‌‌عالی‌‌کشور در رأی وحدت‌رویه شماره 504 ـ 10/2/1366 رسیدگی به درخواست تغییر نام صاحب سند سجلی از حیث جنس (ذکور به اناث یا بالعکس) از شمول بند 4 ماده 3 قانون ثبت احوال خارج و در صلاحیت محاکم عمومی دادگستری دانسته است. در حال حاضر شورای عالی ثبت احوال با تصویب دستورالعمل شماره 1/153226 مورخ 20/12/1390 اختیار تغییر نام را به کمیسیون ویژه‌ای با عنوان «کمیسیون نام» متشکل از دو نفر استاد دانشگاه، مدیرکل ثبت احوال و کارشناسان مطلع، مستقر در سازمان ثبت احوال، داده است که در این خصوص اظهارنظر می‌نمایند و دیگر نیازی به مراجعه به دادگاه نیست (ذوالفقاری، 1384: 75). قابل ذکر است که رویه قضایی همچنان معتقد است که تغییر نام کوچک غیرممنوع در صلاحیت دادگاه است. در پرونده‌ای خواهان، دعوی تغییر نام فرزند مشترک «زینب سادات» به «مهان» را مطرح نموده است که دادرس دادگاه عمومی حقوقی شهرستان قوچان با توجه به دستورالعمل یادشده شورای عالی ثبت احوال و دادنامه شماره 660 مورخ 18/07/1396 هیأت عمومی دیوان عدالت اداری، قرار عدم صلاحیت به «کمیسیون نام» مستقر در سازمان ثبت احوال را صادر می‌نماید و پرونده جهت تعیین مرجع صالح به دیوان عالی‌کشور ارسال می‌گردد. شعبه 37 دیوان‌عالی‌کشور در دادنامه شماره 9709970925203375 مورخ 18/09/1397 بیان داشته است: «با عنایت به اینکه اولاً خواسته خواهان تغییر نام کوچک فرزند مشترک می‌باشد که به حکم ماده 995 قانون مدنی و ماده 4 قانون ثبت احوال رسیدگی به آن در صلاحیت محاکم عمومی قرار دارد. ثانیاً رأی وحدت‌‌رویه شماره 2 ـ 22/01/1362 هیأت عمومی دیوان‌عالی‌کشور نیز مشعر بر همین معنی است. ثالثاً خواهان‌ها ادعای اشتباه از سوی مأمور ثبت احوال را نداشته‌اند بلکه مدعی هستند که بر اثر اختلاف نظر زوجین نام فرزند ایشان در شناسنامه ثبت شده است. رابعاً دعوی خواهان‌ها علیه اداره ثبت احوال مطرح گردیده که حسب ماده 10 قانون آیین دادرسی مدنی اصل بر رسیدگی محاکم عمومی دادگستری قرار دارد. خامساً بخش‌نامه و دستورالعمل نمی‌تواند ناقض قانون باشد. لذا با عنایت به موارد مذکور و مستنداً به ماده 28 قانون آیین دادرسی مدنی، قرار صادره نقض و پرونده جهت ادامه رسیدگی به دادگاه اعاده می‌شود.»^[3] برخی حقوقدانان در جهت قضازدایی دعاوی ثبت احوال در خصوص تغییر نام، راهکاری مبنی بر رفع محدودیت والدین در انتخاب چند نام برای طفل و امکان تغییر نام کوچک برای یک‌بار یا امکان برگزیدن یک اسم از میان دو یا سه اسمی که والدین اتخاب کرده‌اند، را پیشنهاد داده‌اند (محسنی، 1391: 154).

بر اساس بند 4 ماده 3 لایحه پیشنهادی اصلاح قانون ثبت احوال، به‌طور کلی رسیدگی به تقاضای تغییر نام در صلاحیت «هیأت تطبیق و تصحیح مشخصات هویتی» قرار دارد. در این خصوص به جای دو کارمند مطلع، یک نماینده از اداره ارشاد اسلامی و یک نماینده از آموزش و پرورش عضویت خواهند داشت. طبق تبصره بند فوق، تعیین‌کننده نام یا جانشین وی یک‌بار حق تقاضای تغییر آن را دارد و صاحب نام نیز پس از رسیدن به سن هجده سالگی می‌تواند یکبار تقاضای تغییر آن را مطرح کند. تقاضای مجدد تغییر نام، قابل رسیدگی نیست.

1-3-1-3-2- نام‌خانوادگی

قسمت اخیر ماده 997 قانون مدنی تعیین نام‌خانوادگی ممنوع را به آیین‌نامه اداره ثبت احوال محول کرده است. سازمان ثبت احوال مدت‌ها از ماده 100 آیین‌نامه ثبت احوال 1319 استفاده می‌کرد لیکن قانون ثبت احوال و آیین‌نامه اجرایی آن به‌موجب قانون ثبت احوال مصوب 1355 نسخ گردید و در این قانون چیزی در مورد نام‌های خانوادگی ممنوع دیده نمی‌شد. تا اینکه در تاریخ 01/04/1362 دستورالعمل شماره 2 سازمان ثبت احوال ابلاغ گردید و پس از آن نیز دستورالعمل جدیدی درباره نام‌خانوادگی در مهرماه 1380 به تصویب شورای عالی ثبت احوال رسید و بند 16 آن در خصوص نام‌خانوادگی ممنوع است. بر اساس این دستورالعمل، هر کس می‌تواند فقط برای یک‌بار نام‌خانوادگی خود را تغییر دهد (صفایی، 1393: 92).

بر اساس ماده 40 قانون ثبت احوال مصوب 1355، تغییر نام‌خانوادگی در صلاحیت سازمان ثبت احوال کشور است. البته مواردی وجود دارد که تغییر نام‌خانوادگی با حکم دادگاه صورت می‌گیرد (همان: 114). طبق ماده 22 قانون حمایت از کودکان و نوجوانان بی‌سرپرست و بدسرپرست مصوب 31/06/1392^[4]، در مورد صدور حکم سرپرستی برای اطفال بی‌سرپرست، پس از ابلاغ حکم به اداره ثبت احوال، اداره مزبور مکلف است با مشخصات جدید زوجین، برای طفل شناسنامه صادر نماید.

بر اساس ماده 40 لایحه پیشنهادی اصلاح قانون ثبت احوال، تغییر نام‌خانوادگی با تصویب سازمان ثبت احوال کشور خواهد بود. در تبصره این ماده آمده است: «تغییر نام‌خانوادگی، مشمول مقررات حاکم بر تغییر نام بوده و موارد آن مطابق آیین‌نامه اجرایی این قانون خواهد بود.»

1-3-1-4- ابطال اسناد

ابطال اسناد سجلی در سه مورد در صلاحیت هیأت حل اختلاف ثبت احوال است.

الف: ابطال اسناد و شناسنامه‌های مورد استفاده بیگانگان (بند 3 ماده 3)

منظور از اسناد مورد استفاده بیگانگان، در واقع آن دسته از اسنادی می‌باشد که برای شخص خارجی که هویت و تابعیت ایرانی ندارد تنظیم شده‌اند و هیأت حل اختلاف در خصوص سرنوشت این سند رسیدگی و اتخاذ تصمیم می‌نماید (فتاحی، 1392: 39).

کشف و احراز استفاده بیگانه از سند و شناسنامه ایرانی نیازمند طی مراحل و اقداماتی است که به موجب ماده 45 قانون ثبت احوال مشخص شده است. بر اساس ماده مذکور هرگاه هویت و تابعیت افراد مورد تردید واقع گردد و مدارک لازم جهت اثبات آن ارائه نشود مراتب برای اثبات هویت به مراجع انتظامی و برای اثبات تابعیت به شورای تأمین شهرستان ارجاع و در صورت تأیید طبق مقررات اقدام خواهد شد و رسیدگی هیأت حل اختلاف نیز پس از طی مقدمات یادشده و اعلام مراتب خواهد بود. به‌موجب ماده 44 قانون ثبت احوال چنانچه فردی خارجی که تابعیت بیگانه دارد به شناسنامه فرد ایرانی دسترسی پیدا نموده و از آن استفاده می‌نموده ادارات ثبت احوال را از موضوع آگاه نماید از تعقیب کیفری^[5] معاف خواهد بود. در این‌گونه موارد صرفاً شناسنامه مورد رسیدگی و ابطال قرار می‌گیرد و نه سند، چرا که شناسنامه‌ای که مورد سوء‌استفاده قرار گرفته مربوط به سند سجلی بوده است که برای شخص ایرانی تنظیم گردیده و نه یک فرد خاص خارجی و چه بسا صاحب اصلی سند بدون اطلاع از موضوع و با اتکای به سند مزبور به فعالیت‌های خود مشغول باشد (همان: 39).

در نظریه مشورتی 6337/7ـ24/11/1366 اداره حقوقی قوه قضاییه آمده است: «به‌موجب شق 3 از ماده 3 قانون ثبت احوال مصوب 1355 ابطال اسناد و شناسنامه‌هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده‌اند در صلاحیت هیأت حل اختلاف مذکور در ماده مرقوم می‌باشد و این مطلب ارتباطی با اصلاح مدارک ازدواج و طلاق پس از اصلاح و صدور شناسنامه‌ی جدید [که] از وظایف دفتر اسناد رسمی و اداره ثبت می‌باشد [ندارد]. اصلاح شناسنامه‌ فرزندان از آثار تبعی اصلاح شناسنامه‌ی دارنده‌ی شناسنامه مردود است که پس از اینکه شناسنامه مردود تشخیص [داده] و شناسنامه‌ی جدید صادر شد مأموران ثبت احوال خود‌به‌خود و به‌استناد اصلاح اولیه، شناسنامه‌ فرزندان را نیز اصلاح می‌نمایند» (اصغری، 1394: 33).

ب: ابطال اسناد مکرر (بند 4 ماده 3)

با توجه به اینکه هر فرد ایرانی صرفاً می‌تواند یک هویت داشته باشد، این هویت واحد در قالب یک سند سجلی تجلی می‌یابد. حال اگر برای شخصی دو یا چند سند سجلی تنظیم و شناسنامه صادر شده باشد در صورت احراز تعلق آنها به آن شخص می‌تواند یکی از آنها را که بیشترین مدارک را با مشخصات آن سند کسب کرده، انتخاب و ابطال بقیه را درخواست نماید و هیأت پس از رسیدگی رأی به ابطال آنان صادر خواهد نمود (زارعی محمودآبادی، 1395: 55؛ فتاحی، 1392: 40).

منظور از سند مکرر این است که در مورد یک شخص دو یا چند سند سجلی با مندرجات مطلقاً یکسان تنظیم شده باشد (رستمی، 1391: 57؛ میرشکاری، 1390: 143؛ موسوی‌میبدی، بی‌تا: 14). برخی دیگر گفته‌اند که سندی که صاحب آن علاوه بر سند خودش بنا‌به دلایل غیرقانونی اقدام به تنظیم یک یا چند سند سجلی در محل اقامت خود یا شهرستان دیگر نماید (ذوالفقاری، 1384: 21).

در رأی 3/778 شعبه سوم دیوان ‌عالی ‌کشور به تاریخ 10/12/1372 آمده است: «... منظور از اسناد مکرر آن است که در مورد شخص واحد به هویت مشخص شناسنامه‌های متعدد تکراراً صادر شده باشد که در چنین صورتی شناسنامه موخرالصدور به‌عنوان شناسنامه مکرر به‌وسیله هیأت حل اختلاف ابطال خواهد شد، لیکن در مورد مطروحه شناسنامه‌های ادعایی خواهان شناسنامه مکرر محسوب نمی‌شوند زیرا سند سجلی شماره 6 با تاریخ ولادت 1339 به نام قربان فرزند اکبر و سند سجلی شماره 34 با تاریخ ولادت 1337 به نام قربانعلی فرزند اکبر صدور یافته و شناسنامه‌های موصوف از حیث نام دارنده آن متفاوت است: اولی به نام قربان و سند ثانی که موخرالصدور هم می‌باشد به نام قربان‌علی است و اسناد مکرر محسوب نمی‌شوند و رسیدگی به چنین دعوایی در صلاحیت هیأت حل اختلاف موضوع ماده 3 قانون ثبت احوال نیست» (بازگیر، 1377: 80).

برای احراز مکرر بودن دو یا چند سند سجلی حداقل نام صاحب سند و نام مشخصات کامل والدین در تمامی اسناد مورد بحث، باید یکسان باشد (فتاحی، 1392: 40)، به تعبیر برخی سند سجلی را تنها زمانی می‌توان مکرر دانست که مطلقاً با مندرجات یکسان با سند سابق صادر شده باشد. بنابراین استعمال لفظ مکرر در مورد دو سند که ناظر به دو فرد متفاوت است صحیح نخواهد بود (میرشکاری، 1390: 143؛ موسوی میبدی، بی‌تا: 14).

پ: ابطال اسناد موهوم (بند 4 ماده 3)

سند موهوم سندی است که مندرجات آن و به ویژه شخص صاحب آن وجود واقعی نداشته باشد (میرشکاری، 1390: 144). یا به‌عبارتی اصلاً چنین فردی متولد نگردیده است (وجدی، بی‌تا: 59؛ زارعی محمودآبادی، 1395: 55؛ ذوالفقاری، 1384: 21). سند موهوم بسته به اینکه در خصوص اسناد ولادت یا وفات به‌کار رود معنای متفاوتی دارد. در خصوص اسناد ولادت، سند موهوم به سندی اطلاق می‌شود که صاحب آن وجود خارجی نداشته باشد یعنی سند برای فردی که اصلاً متولد نگردیده تنظیم شده باشد. در خصوص اسناد وفات، سند موهوم به سندی اطلاق می‌شود که صاحب آن در قید حیات باشد، یعنی در تاریخ تنظیم سند وفات شخص هنوز فوت ننموده و زنده است (فتاحی، 1392: 41).

شعبه‌ دهم‌ دیوان‌‌ عالی‌‌ کشور در دادنامه‌ 9009970907000690 ـ 29/09/1390 و شعبه ‌هجدهم ‌دیوان‌ عالی ‌کشور در دادنامه شماره 9109970907800779ـ 06/10/1391، سند سجلی موهوم را سندی دانسته‌اند که بیانگر هویت واقعی دارنده آن نمی‌باشد.

ت: مرجع صالح ابطال اسناد مکرر و موهوم

رسیدگی به ابطال اسناد مکرر بر طبق بند 3 ماده 3 قانون ثبت احوال، در صلاحیت هیأت حل اختلاف ثبت احوال است.

در خصوص ابطال اسناد وفات موهوم دو مرجع جهت رسیدگی وجود دارد. درصورتی‌که طبق بخشنامه سازمان ثبت احوال فوت ثبت شده در اسناد، فوت ضربتی^[6] باشد، رسیدگی به موضوع در صلاحیت هیأت حل اختلاف می‌باشد. اما چنانچه مبنای تنظیم سند فوت بر اساس استشهادنامه و شهادت شهود باشد تا قبل از تاریخ 02/08/1367 در صلاحیت هیأت حل اختلاف بوده که پس از این تاریخ بر اساس رای‌وحدت‌رویه شماره 512 ـ 02/08/1367 دیوان‌عالی‌کشور^[7] رسیدگی به موضوع اسناد فوت موهوم در صلاحیت محاکم قضایی تشخیص داده شد (زاهدی‌نیا، 1381: 39).

 بر اساس بند (ب) ماده 2 قانون تخلفات، جرائم و مجازات‌های مربوط به اسناد سجلی و شناسنامه مصوب 10/05/1370 «اشخاصی که عالماً عامداً پس از رسیدن به سن 18 سال تمام از شناسنامه مکرر استفاده نموده یا به دریافت شناسنامه مکرر برای خود یا مولی‌علیه و یا به دریافت شناسنامه موهوم مبادرت کنند.» به حبس از 91 روز تا یک‌سال و یا به پرداخت جزای نقدی از (000/200) ریال تا (000/000/1)ریال و یا به هر دو مجازات محکوم می‌شوند. به‌نظر می‌رسد درصورتی‌که عمل فرد مشمول ماده فوق قرار گیرد دادگاه باید در راستای ماده 214 قانون مجازات اسلامی مصوب 1392 در حکم خود تکلیف «اسناد مکرر و موهوم» را به‌عنوان اشیایی که وسیله ارتکاب جرم بوده و یا حین ارتکاب جرم، استعمال شده است، مشخص نماید. در این‌صورت موضوعی برای رسیدگی هیأت حل اختلاف ثبت احوال وجود نخواهد داشت. بر اساس بند 2 ماده 3 لایحه پیشنهادی اصلاح قانون ثبت احوال، به طور کلی رسیدگی به ابطال اسناد هویتی مکرر و موهوم در صلاحیت «هیأت تطبیق و تصحیح مشخصات هویتی» قرار دارد.

1-3-2- صلاحیت محلی

بر اساس ماده 1 آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف مصوب 16/08/1356، رسیدگی به درخواست مربوط به اسناد ثبت احوال که در داخل کشور تنظیم شده باشد به‌عهده «هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامه» می‌باشد و درصورتی‌که اسناد ثبت احوال در خارج از کشور تنظیم شده باشد رسیدگی با «هیأت حل اختلاف ثبت احوال امور خارجه (تهران)» خواهد بود. با توجه به تبصره ماده 4 آیین‌نامه یادشده درمواردی‌که متقاضی درخواست خود را به‌غیر از محل صدور شناسنامه خود تسلیم نماید، دفتر هیأت حل اختلاف بایستی درخواست و ضمایم را درصورتی‌که کامل دانست جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم مقتضی به هیأت اختلاف محل صدور شناسنامه ارسال نماید. در این موارد هرچند هیأت حل اختلاف مستقر در محل اقامت متقاضی صلاحیت رسیدگی ندارد لیکن با بررسی مدارک تقدیمی به‌گونه‌ای صلاحیت شکلی پیدا می‌کند. این اختیار را می‌توان ناشی از اصل صلاحیت در تعیین صلاحیت دانست. اگر صاحب سند درخواست رسیدگی نماید مسلماً باید درخواست خود را به محل صدور شناسنامه خود ارائه دهد، اما اگر ذی‌نفعی غیر از صاحب سند چنین درخواستی را در مورد سند فرد دیگری بنماید منطقی است که حکم به صلاحیت مستقر در محل صدور شناسنامه صاحب سند بنماییم نه محل صدور شناسنامه ذی‌نفع (میرشکاری، 1390: 146).

2ـ اصول و آیین دادرسی

اقامه دعوا در هیأت حل اختلاف در واقع با تقدیم درخواست توسط صاحبان اسناد سجلی یا اشخاص ذی‌نفع یا مسئولین ثبت احوال به‌عمل می‌آید. در این بخش اصول و آیین دادرسی حاکم در رسیدگی هیأت حل اختلاف مورد بررسی قرار می‌گیرد.

2-1- جایگاه دادرسی عادلانه در هیأت

دادرسی عادلانه که در دوره معاصر مورد توجه قرار گرفته است به مجموعه اصول و تضمیناتی گفته می‌شود که جهت رعایت حقوق طرفین دعوی در دادرسی‌های مختلف در اسناد بین‌المللی و منطقه‌ای حقوق بشر پیش‌بینی شده است. رعایت این اصول در دادرسی‌های مراجع اختصاصی اداری از قبیل هیأت‌های حل اختلاف ثبت احوال با توجه به علل و فلسفه تشکیل این مراجع مانند اصل تخصص، لزوم توجه به مقتضیات اداری و اجرایی و منافع عمومی و ضرورت رسیدگی سریع و ویژگی‌های آنها بحث برانگیز است. هیأت‌های حل اختلاف به‌علت برخورداری از آیین‌نامه خاص رسیدگی تحت عنوان «آیین‌نامه ‌طرز رسیدگی ‌هیأت‌های‌ حل ‌اختلاف ‌ثبت ‌احوال» از حیث رعایت اصول دادرسی عادلانه از جایگاه مناسب‌تری برخوردارند اگرچه با ابهامات و کمبودهایی در این زمینه مواجه هستند (رستمی، 1391: 48). بر اساس بند (الف) ماده 30 سند امنیت قضایی مصوب 16/07/1399 ریاست قوه قضاییه، تمامی مراجع اداری، نظیر هیأت‌ها و کمیسیون‌ها در رسیدگی به پرونده‌ها مکلف به رعایت اصول دادرسی عادلانه و اصول دادرسی اداری هستند.

2-2- اصول

در این قسمت به بررسی اصول حاکم بر رسیدگی هیأت حل اختلاف از جمله اصول دادخواهی، استقلال، بی‌طرفی، تسریع، علنی بودن، شفافیت، لزوم مستند و مستدل بودن رأی و تجدیدنظرخواهی اشاره می‌شود.

2-2-1- اصل دادخواهی

حق دادخواهی به‌عنوان اصلی‌ترین تضمین دادرسی عادلانه و مقدم بر سایر اصول در اصل 34 قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران تصریح شده است. بر اساس بند (الف) ماده 9 سند امنیت قضایی، دادخواهی حق هر شخص است و اعمال هرگونه ممانعت، محدودیت و تبعیض در احقاق حق ممنوع است و دسترسی آسان به مراجع صالح قضایی، شبه قضایی و اداری حق بنیادین هر شخص است. با توجه به ماده 3 قانون ثبت احوال و مواد 1، 3 و تبصره ماده 4 آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف که از حیث صلاحیت محلی هیأت، سهولت دادرسی به آن را برای متقاضی فراهم کرده است و با عنایت به اینکه رسیدگی به درخواست متقاضی مستلزم پرداخت هیچگونه هزینه‌ای نیست می‌توان گفت که اصل دادخواهی در مورد رسیدگی هیأت به‌نحو مناسب و مطلوبی تضمین شده است و ماده 7 آیین‌نامه یادشده نیز در راستای تامین این اصل است (همان: 63).

2-2-2- اصول استقلال و بی‌طرفی

بر طبق بند (الف) ماده 6 سند امنیت قضایی مصوب 16/07/1399، اصل استقلال قضایی پیش‌شرط تحقق امنیت قضایی و تضمین اساسی برای رسیدگی عادلانه است. اعضای هیأت از کارمندان و مسئولین اداره ثبت احوال می‌باشند که توسط مقامات اداری ارشد آن اداره در پست سازمانی خود منصوب گشته و در نتیجه به حکم قانون و به انتخاب رئیس اداره ثبت احوال به عضویت هیأت در می‌آیند. هم‌چنین این اعضا که در سلسله مراتب اداری اداره مربوطه قرار دارند به سهولت توسط مافوق خود قابل عزل بوده و در چنین صورتی از عضویت هیأت نیز به تبع آن عزل می‌گردند. بنابراین با توجه به نحوه عزل و نصب اعضای هیأت و همچنین رابطه تشکیلاتی و سازمانی آن با اداره ثبت احوال و پرداخت هزینه‌های آن از محل اعتبار اداره مذکور می‌توان گفت که استقلال این هیأت در دو بعد شخصی و سازمانی مخدوش است و احتمال اجرای عدالت توسط اعضا را هنگام قضاوت علیه اداره متبوع خود کاهش می‌دهد. بر این اساس ترکیب اعضای هیأت حل اختلاف نیاز به تجدیدنظر دارد (میرشکاری، 1390: 135؛ موسوی‌میبدی، بی‌تا: 4). به‌نظر نگارنده حضور یک نفر قاضی دادگستری همانند برخی دیگر از مراجع شبه قضایی (هیأت حل اختلاف ثبتی و هیأت حل اختلاف مالیاتی، کمیسیون ماده 100 شهرداری) به بی‌طرفی و عدم جانبداری در اتخاذ تصمیمات کمک نماید، همانطور که این موضوع در ماده 4 لایحه پیشنهادی اصلاح قانون ثبت احوال، پیش‌بینی شده است و ریاست کمیسیون با قاضی دادگستری است. بر اساس ذیل ماده 7 سند امنیت قضایی، ایجاد هر مرجع شبه قضایی با حضور عضو قاضی منوط به موافقت قوه قضاییه می‌باشد.

هم‌چنین اصل بی‌طرفی در این هیأت به تبع مخدوش بودن اصل استقلال در آن دارای اشکال و ایراد است. سهولت تغییرپذیری اعضای هیأت و فقدان احکامی برای پیش‌داوری و عدم‌النفع اعضای هیأت این ایراد را برجسته‌تر می‌کند (رستمی، 1391: 65).

2-2-3- اصل تسریع در رسیدگی

با توجه به ماده 9 آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف، می‌توان گفت که اصل سرعت در رسیدگی هیأت، مورد توجه قرار گرفته است. هم‌چنین مواد 15 و 17 آیین‌نامه وصول یا عدم وصول لایحه و یا عدم حضور یکی از طرفین را مانع رسیدگی ندانسته است بر سرعت رسیدگی هیأت دلالت دارند. به علاوه ماده 18 آیین‌نامه در این راستا مهلت 48 ساعت را برای صدور رأی هیأت پس از اعلام ختم رسیدگی معین نموده است. هم‌چنین ماده 21 آیین‌نامه دفتر هیأت حل اختلاف را مکلف کرده است که رأی هیأت را بلافاصله پس از صدور و ثبت به طرفین ابلاغ نماید که این امر نیز بیانگر لزوم سرعت در ابلاغ رأی هیأت است. بنابراین با توجه به مقررات فوق سرعت در رسیدگی، صدور و ابلاغ رأی هیأت در آیین‌نامه مورد توجه قرار گرفته است.

2-2-4- اصل رسیدگی علنی

با توجه به اینکه مطابق مواد 9، 15 و 17 آیین‌نامه، مبنای رسیدگی هیأت غیرحضوری و کتبی است و رسیدگی به ماهیت پرونده و ضرورت آن به تشخیص هیأت بستگی دارد لذا رسیدگی هیأت اساساً غیرعلنی است و حتی در صورت ضرورت رسیدگی حضوری، آن هم به صورت غیرعلنی برگزار خواهد شد که این وضعیت با توجه به ماهیت و نوع دعاوی در صلاحیت هیأت که مربوط به نظم عمومی است و فلسفه تشکیل و ویژگی‌های مراجع اختصاصی اداری قابل توجیه و بدون اشکال است.

2-2-5- اصل تقابلی بودن رسیدگی

اصل تقابلی بودن رسیدگی که حاوی سه تضمین است به آگاهی، گفتگو و ادله نظر دارد. تقابل به معنای رویارویی میان اصحاب دعوا در جهت تضمین موقعیت برابر و میان هر یک از طرفین و دادرس هنگامی که از اختیارات دادرسی خود استفاده می‌کند، مورد توجه است. بدین‌معنا اصل تقابل در دادرسی مدنی می‌تواند سه جنبه داشته باشد: تقابل میان طرفین، تقابل میان هریک از طرفین و دادرس در جهت رعایت حقوق دفاعی و رعایت تقابل توسط خود دادرس با نظارت بر اجرای درست آن و سرانجام تقابل میان دادرس و دعوا در صورت استفاده از اختیارات دادرسی نسبت به امور موضوعی و حکمی (محسنی، 1391 :137). این اصل حقوقی در مواد 9ـ15ـ17ـ18 آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف^[8]، مورد توجه قرار گرفته است.

2-2-6- اصل شفافیت

بر طبق ماده 5 سند امنیت قضایی مصوب 16/07/1399، اصل شفافیت، تضمین کیفیت قانون و آرای قضایی از نظر قابلیت فهم و وضوح آن برای همه شهروندان باهدف افزایش اعتبار نظام حقوقی است. بر اساس این اصل، تصمیمات مراجع قضایی، شبه قضایی و اداری باید عاری از ابهام بوده و دارای انسجام باشد.

2-2-7- اصل عطف به ماسبق نشدن قوانین و مقررات یا قبح عقاب بلابیان

بر طبق ماده 3 سند امنیت قضایی، قوانین و مقررات عطف به ماسبق نمی‌شوند مگر در خود آن‌ها ترتیب دیگری مقرر شده باشد. افراد حق دارند پیش از ارتکاب یک عمل یا ورود به وضعیتی حقوقی از لوازم و عواقب قانونی آن آگاهی یابند. احترام به این اصل باید در مصوبات و تصمیمات مراجع قضایی، شبه قضایی و اداری، به‌ویژه در مواردی که به حقوق مکتسبه افراد مربوط است، تأمین شود.

دو اصل فوق (اصول شفافیت و عطف به ماسبق نشدن قوانین و مقررات یا قبح عقاب بلابیان) می‌بایست در آیین‌نامه هیأت حل اختلاف به عنوان یک مرجع شبه قضایی تصریح و این نقیصه برطرف گردد. هرچند اصول یادشده از جمله اصول کلی حقوقی هستند.

2-2-8- اصل مستند و مستدل بودن رای

بر طبق ماده 4 سند امنیت قضایی، رأی مراجع قضایی، اداری و شبه قضایی باید مستدل، موجه و مستند به مواد قانونی باشد. تبصره ماده 18 آیین‌نامه با تصریح بر اینکه «رای باید کاملاً مستدل و مشروح نوشته شود.» بیانگر لزوم رعایت این اصل توسط هیأت‌های حل اختلاف ثبت احوال است، به‌علاوه با توجه به اینکه طبق ماده 4 قانون ثبت احوال تصمیمات هیأت حل اختلاف قابل‌اعتراض در دادگاه است. لذا نظارت قضایی می‌تواند جایگاه اصل مذکور در این هیأت‌ها را تقویت کند (همان: 68).

2-2-9- اصل تجدیدنظرخواهی

بر اساس ماده 23 سند امنیت قضایی مصوب 16/07/1399، هرکس حق دارد نسبت به تصمیم یک مرجع قضایی یا اداری که به ضرر او صادر شده است جز در موارد مصرح در قانون، اعتراض کند. اجرای مجازات بدون رسیدگی به اعتراض متضرر ممنوع است.

با توجه به ماده 4 قانون ثبت احوال که بیان می‌دارد: «رسیدگی به‌شکایات اشخاص‌ذینفع از تصمیمات هیأت حل‌اختلاف... با دادگاه شهرستان یا دادگاه بخش‌مستقل محل اقامت خواهان به‌عمل می‌آید و رأی دادگاه فقط پژوهش‌پذیر است.» باید گفت که قانونگذار حق تجدیدنظرخواهی را درمورد تصمیمات هیأت به‌نحو مناسب و کامل پیش‌بینی کرده است زیرا با تعیین دادگاه‌دادگستری به‌عنوان مرجع تجدیدنظر، امکان هر دو نوع تجدیدنظر شکلی و ماهوی را فراهم نموده است که کاملاً با موازین بین‌المللی دادرسی عادلانه مطابقت دارد. بر اساس اصل 173 قانون اساسی و بند 3 ماده 13 قانون دیوان عدالت اداری، رسیدگی به اعتراض اشخاص حقیقی و حقوقی از آرا و تصمیمات مراجع اختصاصی اداری از حیث نقض قوانین و مقررات (تجدیدنظر شکلی) در صلاحیت دیوان‌عدالت‌اداری است، لیکن هیأت حل اختلاف ثبت احوال با توجه‌به نص صریح ماده 4 قانون ثبت‌احوال از حکم این ماده مستثنی است (همان: 69).

2-3- آیین دادرسی

در اینجا به بررسی شروع رسیدگی، دادخواست و شرایط آن، جلسه رسیدگی، صدور رأی و اعتراض به آن و اجرای رأی می‌پردازیم.

2-3-1- شروع رسیدگی

شروع رسیدگی در هیأت حل اختلاف مستلزم درخواست کتبی توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی است.

بر اساس مواد 2 و 8 آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف مصوب 16/08/1356، شروع به رسیدگی در هیأت‌های حل اختلاف در مورد اشخاص حقیقی مستلزم درخواست کتبی صاحبان اسناد سجلی یا اشخاص ذی‌نفع یا قائم‌مقام قانونی و یا نماینده آنان می‌باشد و در رابطه با اشخاص حقوقی محتاج به تسلیم گزارش مسئولان یا نماینده آنان می‌باشد. اگر مسئولان ثبت احوال از هیأت‌های حل اختلاف درخواست رسیدگی نمایند، گزارش آنها باید مستدل و مشروح و متضمن موضوع درخواست بوده و عین مدارک به امضای مأمور یا نماینده ثبت احوال یا مسئول بایگانی اسناد رسیده و فتوکپی یا رونوشت مدرکی که پیوست گزارش است نیز باید از سوی امضاکننده گزارش گواهی شده باشد. درخواست در ماده 2 آیین‌نامه یادشده در مفهوم اخص و به معنای دادخواهی به‌کار رفته است و باید شرایط دادخواست را داشته باشد.

2-3-2- درخواست و شرایط آن

بر اساس مواد 3 تا 6 آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف مصوب 1356 شرایط درخواست عبارتند از:

1ـ تنظیم بر برگ چاپی مخصوص؛ بر اساس پیوست شماره 2 دستورالعمل راجع به هیأت‌های حل اختلاف فرم چاپی مخصوصی پیش‌بینی شده است.

2ـ زبان فارسی؛ درخواست‌کنندگان باید برگ مربوط به درخواست را به زبان فارسی بنویسند.

3ـ ارائه فتوکپی یا رونوشت اسناد و مدارک (ماده 3 آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف 1356 و قسمت 1 بند (ب) دستورالعمل راجع به هیأت‌های حل اختلاف 1374)

4ـ مشخصات طرفین

5ـ محل اقامت طرفین

6ـ موضوع درخواست (ماده4 آیین‌نامه هیأت‌های حل اختلاف)

7ـ تعداد نسخ درخواست؛ درخواست چنانچه به طرفیت «اشخاص» باشد باید در دو نسخه و در صورت تعدد طرف به تعداد آنها به علاوه یک نسخه تنظیم خواهد شد و درصورتی‌که درخواست به طرفیت «اداره ثبت احوال» باشد در یک نسخه تنظیم می‌گردد. (ماده 5 آیین‌نامه هیأت‌های حل اختلاف 1356 و قسمت1 بند (ب) دستورالعمل هیأت‌های‌حل‌اختلاف 1374)

8ـ پیوست‌های درخواست؛ کلیه برگ‌های پیوست درخواست باید در دو نسخه و در صورت تعدد طرف به تعداد آنها به علاوه یک نسخه باشد. چنانچه درخواست توسط وکیل تسلیم شود باید وکالت‌نامه رسمی وکیل و درصورتی‌که درخواست را قیم داده باشد فتوکپی یا رونوشت قیم‌نامه و به‌طور کلی رونوشت مدرکی که مثبت سمت متقاضی است باید پیوست دادخواست باشد (مواد 5 و 6 آیین‌نامه هیأت‌های حل اختلاف 1356 و قسمت 1 بند (ب) دستورالعمل هیأت‌های حل اختلاف 1374).

2-3-3- جریان درخواست تا جلسه رسیدگی

دفتر هیأت حل اختلاف باید بلافاصله پس از دریافت گزارش یا درخواست چنانچه درخواست و ضمائم کامل باشد آن را در دفتر مخصوص ثبت و جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم مقتضی به هیأت حل اختلاف تسلیم نماید. دفتر هیأت شامل: شماره ثبت، تاریخ ثبت، نام و نام‌خانوادگی درخواست‌کننده، موضوع درخواست، اداره ثبت احوال محل صدور، خلاصه تصمیم و تاریخ صدور تصمیم می‌باشد. (ماده 7 آیین‌نامه هیأت‌های حل اختلاف 1356 و قسمت 2 بند (ب) دستورالعمل هیأت‌های حل اختلاف 1374) دفتر هیأت حل اختلاف باید درخواست و برگ‌های پیوست را اخذ و پس از تطبیق یا رونوشت اسناد و مدارک یا اصل آن را گواهی نموده و در صورت کامل بودن درخواست و برگ‌های پیوست، رسید به متقاضی تسلیم نماید. در برگ رسید درخواست به‌ترتیب باید نام و نام‌خانوداگی درخواست‌کننده و تاریخ ارائة برگه درخواست و نیز شماره‌ای که در دفتر ثبت شده نوشته و توسط مسئول دفتر هیأت امضا شود. (ماده 7 آیین‌نامه هیأت‌های حل اختلاف 1356 و قسمت 3 بند (ب) دستورالعمل هیأت‌های حل اختلاف 1374) چنانچه متقاضی درخواست خود را به غیر از محل صدور شناسنامه خود تسلیم نماید دفتر هیأت حل اختلاف بایستی درخواست و ضمائم را درصورتی‌که کامل دانست در دفتر مخصوص ثبت، و سپس آن را فوراً با ضمائم مربوطه جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم مقتضی به هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامه ارسال دارد (تبصره ماده 4 آیین‌نامه هیأت‌های حل اختلاف 1356 و قسمت4 بند (ب) دستورالعمل هیأت‌های حل اختلاف 1374).

2-3-4- جلسه رسیدگی و جریان آن

بر اساس مواد 9 تا 17 آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف مصوب 1356، پس از اینکه دفتر هیأت حل اختلاف درخواست را تسلیم هیأت نمود، هیأت مذکور چنانچه پرونده را آماده برای رسیدگی و اخذ تصمیم نهایی تشخیص داد تصمیم مقتضی اتخاذ می‌نماید در غیر این‌صورت درخواست و ضمایم را برای طرف مقابل ارسال می‌دارد که ظرف ده روز کتباً پاسخ دهد و پس از وصول پاسخ، رسیدگی لازم را انجام می‌دهد و در صورت ضرورت با تعیین وقت متقاضی و طرف را برای اخذ توضیح و رسیدگی دعوت می‌نماید. تاریخ رسیدگی باید طوری معین شود که فاصله بین ابلاغ و روز جلسه کمتر از پنج روز نباشد. ابلاغ در محل دفتر توسط دفتر و در خارج از محل دفتر هیأت توسط مأمور ابلاغ و چنانچه محل اقامت طرف اختلاف در قلمرو هیأت حل اختلاف دیگر باشد ابلاغ توسط دفتر یا مأمور ابلاغ همان اداره صورت می‌گیرد. هیأت‌های حل اختلاف می‌توانند جلسه رسیدگی را با رضایت طرفین فقط برای یک‌بار به تأخیر اندازند و عدم حضور یک طرف مانع ادای توضیحات طرف دیگر و انجام رسیدگی نیست.

2-3-5- صدور رای

هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامه در وقت رسیدگی باید پرونده را مطالعه و بررسی نموده و پس از ملاحظه اوراق و اسناد مربوطه و استماع توضیحات طرفین و درج آن در برگ صورت‌مجلس تصمیم هیأت حل اختلاف (فرم شماره 7) و اعلام ختم رسیدگی، رأی لازم را با رعایت کلیه موارد قانونی لازم‌الاجرا و آئین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف و دستور‌العمل‌های مربوط حداکثر ظرف 48 ساعت صادر نماید. رأی هیأت باید کاملاً مستدل و مشروح باشد. دفتر هیأت مکلف است خلاصه رأی را در دفتر ثبت درخواست قید و نسبت به ابلاغ آن (با قید تاریخ رؤیت) به درخواست‌کننده اقدام نماید نسخه‌ای از تصمیم به درخواست‌کننده تسلیم و نسخه دیگر ضمیمه پرونده امر خواهد شد درصورتی‌که درخواست از دفتر هیأت حل اختلاف محل اقامت متقاضی رسیده باشد دفتر هیأت حل اختلاف صادرکننده رأی بایستی تصمیم متخذه را به تعداد کافی (برابر فرم شماره 8) به دفتر هیأت مربوطه ارسال دارد. دفتر مذکور باید پس از ثبت خلاصه تصمیم در دفتر ثبت درخواست رسیدگی دو نسخه تصمیم را به درخواست‌کننده ابلاغ (با قید تاریخ رؤیت) نماید نسخه‌ای از تصمیم به درخواست‌کننده تسلیم و نسخه دیگر به دفتر هیأت‌حل‌اختلاف صادرکننده تصمیم اعاده خواهدشد. (مواد 18 و 21 آیین‌نامه هیأت‌های حل اختلاف 1356 و قسمت 6 بند (ب) دستورالعمل هیأت‌های حل اختلاف 1374)

2-3-6- اعتراض به رای

با توجه به ماده 4 قانون ثبت احوال «رسیدگی به شکایات اشخاص ذینفع از تصمیمات هیأت حل اختلاف ... با دادگاه شهرستان یا دادگاه بخش مستقل محل اقامت خواهان به‌عمل می‌آید.» مهلت شکایت از تصمیم هیأت حل اختلاف ده روز از تاریخ ابلاغ است. رأی دادگاه در خصوص تصمیم هیأت‌ حل اختلاف فقط پژوهش‌پذیر (قابل‌تجدیدنظر) است.

بر اساس ماده 4 لایحه پیشنهادی اصلاح قانون ثبت احوال، تصمیمات هیأت تطبیق و تصحیح مشخصات هویتی، ظرف بیست روز از ابلاغ، در کمیسیونی مرکب از قاضی دادگاه صالح، معاون اداره کل ثبت احوال و یک عضو از شورای اسلامی مرکز استان، قابل اعتراض است. ریاست کمیسیون با قاضی مذکور است که توسط رئیس دادگستری معرفی می‌شود و جلسات آن با حضور همه اعضا رسمیت داشته و تصمیمات آن با رأی اکثریت که توسط رئیس این کمیسیون انشاء می‌شود، ظرف بیست روز از ابلاغ، در «کمیسیون تجدیدنظر» موضوع ماده 4 مکرر، قابل تجدیدنظرخواهی است. بر اساس ماده 4 مکرر لایحه پیشنهادی یادشده، «کمیسیون تجدیدنظر» مرکب از قاضی دادگاه تجدیدنظر با معرفی رئیس کل دادگستری، مدیر کل ثبت احوال و نماینده استاندار است. ریاست کمیسیون با قاضی مذکور است و جلسات آن با حضور تمام اعضا رسمیت دارد و تصمیمات آن با نظر اکثریت معتبر است و رأی آن که توسط رئیس آن انشاء می‌شود، قطعی است.

2-3-7- اجرای رای

اجرای تصمیم هیأت حل اختلاف موکول به درخواست کتبی خواهد بود. درمواردی‌که مشخصات والدین به موجب تصمیم هیأت حل اختلاف تغییر نموده باشد جهت اصلاح مشخصات مزبور در اسناد سجلی فرزندان نیاز به طرح مجدد در هیأت نخواهد بود، بلکه با اخذ تصاویر برابر اصل تصمیم هیأت مربوطه و شناسنامه پدر و مادر بر حسب مورد (متضمن توضیحات مربوطه) اقدام خواهد شد. اجرای مقرره مذکور در خصوص فرزندان کبیر به درخواست خود آنان و در مورد فرزندان صغیر به درخواست پدر یا سرپرست قانونی و دستور اداره ذی‌ربط خواهد بود (قسمت 8 بند (ب) دستورالعمل هیأت‌های حل اختلاف 1374).

نتیجه‌گیری:

هیأت حل اختلاف ثبت احوال از جمله مراجع استثنایی اداری و متشکل از رئیس اداره ثبت احوال و مسئول بایگانی و یکی از کارمندان اداره مزبور است. با توجه به نحوه عزل و نصب اعضای هیأت و رابطه تشکیلاتی آن با اداره ثبت احوال اصول استقلال و بی‌طرفی که از اصول دادرسی می‌باشد مخدوش است و لذا پیشنهاد می‌گردد جهت تضمین اصول یادشده همانند برخی از مراجع شبه‌قضایی یک نفر قاضی دادگستری در ترکیب هیأت حضور داشته باشد. صلاحیت ذاتی هیأت در ماده 3 قانون ثبت احوال و در پنج بند احصا شده است و بهتر است در چهار زمینه تصحیح، تکمیل، تغییر و ابطال اسناد سجلی مورد اصلاح قرار گیرد و صلاحیت محلی آن در ماده 1 آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف پیش‌بینی شده است. یکی از مباحث مهم که لازم است در بازنگری قانون ثبت احوال مورد توجه قرار گیرد موضوع تغییر و اصلاح نام و مرجع رسیدگی به آن است. اصول دادخواهی، استقلال، بی‌طرفی، تسریع در رسیدگی، غیرعلنی ‌بودن ‌رسیدگی، تقابلی بودن، شفافیت، عطف به ماسبق نشدن قوانین و مقررات یا قبح عقاب بلابیان، مستند و مستدل بودن رأی و تجدیدنظرخواهی از جمله اصول حاکم بر هیأت‌های حل اختلاف است. تصمیمات هیأت، قابل‌اعتراض در دادگاه و رأی دادگاه نیز قابل‌ تجدیدنظر است و اجرای آن پس از ابلاغ و قطعیت، منوط به درخواست کتبی ذینفع است. وجود نهادهای شبه‌قضایی همچون هیأت حل اختلاف با رعایت اصول دادرسی باعث قضازدایی و تسریع در رسیدگی به این امور می‌شود و این مقوله باید مورد توجه قانونگذار قرار گیرد و پیشنهاد می‌گردد که در راستای سند تحول قضایی، آیین دادرسی ویژه برای مراجع اداری و شبه‌قضایی پیش‌بینی گردد.